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Gestor de Facilities: saiba quem é e por que ele é essencial para uma empresa

Renato Ribeiro
Escrito por Renato Ribeiro em junho 6, 2022
10 min de leitura
Gestor de Facilities: saiba quem é e por que ele é essencial para uma empresa
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O Gestor de Facilities é responsável pela qualidade e eficiência de operações empresariais, como segurança, infraestrutura e tecnologia. Ele trabalha de forma estratégica visando o aumento da produtividade da equipe e a redução de custos.

Gestor de facilities

Muito se diz sobre o futuro do trabalho e as profissões que estão surgindo nesse cenário de grandes mudanças. Em meio a esse assunto, o Gestor de Facilities se tornou um profissional cada vez mais importante.

Afinal, ele ajuda as empresas a se manterem competitivas no mercado.

Muito mais do que um administrador ou facilitador da gestão da marca, o Gestor de Facilities é responsável por pensar em um cenário macro

Seu objetivo é garantir que as diversas operações, serviços e atividades da empresa ocorram com eficiência e segurança. 

O trabalho desse profissional permite que os outros gestores possam se concentrar nas atividades principais da empresa. Assim, os outros não têm preocupação com tecnologia, infraestrutura e segurança, por exemplo. 

Neste texto, mostramos as características do cargo, o que o negócio ganha com ele, as tendências e como a rotina do Gestor de Facilities pode ser otimizada. Saiba mais!

Quem é o Gestor de Facilities?

O Gestor de Facilities é um profissional com visão estratégica. Ele é responsável pela otimização e eficiência de diversas operações do negócio, desde a infraestrutura até o bem-estar dos funcionários.

A palavra “Facilities” significa “instalações”, mas não se deixe enganar pelo nome. De fato, é função desse profissional garantir que o espaço físico esteja adequado, seguro e limpo para o funcionamento do negócio. 

Entretanto, o Gestor de Facilities também busca a melhoria, a modernização e a otimização dos processos e das operações da empresa. Isso porque ele visa a integrar as pessoas, o espaço físico, os produtos e os serviços da organização.

Por exemplo, esse profissional não pensa apenas em garantir um ar-condicionado funcionando. 

Ele também analisa se a temperatura está adequada para a produtividade dos funcionários. Além disso, propõe modernizar e automatizar o sistema, visando a uma economia na conta de energia. 

O que faz o Gestor de Facilities? 

O Gestor de Facilities tem o papel de administrar diversas atividades da empresa. Por exemplo, segurança, limpeza, equipamentos, infraestrutura, ergonomia, bem-estar da equipe e tecnologias em telecomunicações, dados, imagem e voz. 

Assim, a função do Gestor de Facilities é: 

  • Supervisionar todas essas equipes;
  • Contratar terceiros para a realização de serviços;
  • Garantir que tudo funcione da melhor maneira possível. 

Além disso, ele também deve acompanhar as métricas, de acordo com os objetivos da organização. Por exemplo, imagine que o foco seja a redução de custos.

Dessa forma, esse profissional buscará alternativas para economizar com o aluguel de seu escritório. Inclusive, essa é a realidade para muitos negócios pós-pandemia.

Assim, o retorno para um modelo 100% presencial deu lugar para o trabalho remoto, o home office ou o modelo híbrido. 

Diante dessa nova realidade, não faz mais sentido manter um escritório tão amplo, certo? Assim, o Gestor de Facilities vai oferecer soluções como a utilização de coworkings.

Nos escritórios compartilhados, os colaboradores podem reservar espaços individuais. No entanto, também existem as salas de reunião e os escritórios privativos, que são alugados conforme a necessidade.

Ainda, o Gestor de Facilities é responsável pela organização da mudança, adaptação da infraestrutura e, se necessário, a acomodação da equipe. 

Com este exemplo é possível perceber que o Gestor de Facilities é muito mais do que um administrador de serviços. Ele se preocupa em ajudar a empresa a alcançar resultados e objetivos estratégicos. Assim, garante a sustentabilidade do negócio e o bem-estar dos colaboradores.

Checklist dos novos formatos de trabalho

Qual é a importância do profissional em uma empresa?

As empresas que não contam com um Gestor de Facilities adotam um gerenciamento pulverizado dos serviços. Cada área é responsável por seus terceiros e cargos de backoffice — o que pode gerar muitas divergências nas linhas de atuação.

Nos casos de empresas com diferentes filiais, isso pode ser ainda mais prejudicial. Afinal, deixará de ter um padrão estabelecido.

Ter um profissional capacitado para unificar a gestão dessas áreas otimiza as atividades de toda a empresa. O direcionamento das ações passa a seguir uma mesma linha.

Assim, os setores trabalham de forma mais colaborativa e interligada. Dessa forma, o gestor pode encontrar soluções mais eficientes porque tem uma visão mais ampla da situação.

Ele mantém uma relação estreita com a gestão corporativa, agindo conforme as estratégias do negócio. Esse profissional não está apenas “apagando incêndios”, mas estimulando a melhoria contínua da empresa. 

Dessa forma, o setor de facilities garante o funcionamento e a melhoria de operações sem relação com o core business, mas que são importantes para a produtividade de todo o negócio.  

Quais são as principais exigências para o Gestor de Facilities?

Por ser um cargo de muita responsabilidade, é fundamental contar com um profissional qualificado e preparado para suportar a pressão e as adversidades presentes na rotina corporativa.

Entre os principais pontos que devem ser observados na escolha de um Gestor de Facilities, separamos abaixo os três mais relevantes para qualquer tipo de empresa.

1. Formação e experiência em gestão

A primeira exigência é a formação acadêmica. Ela pode ser em diferentes áreas de atuação, mas é essencial que sejam disciplinas relacionadas à gestão.

É bastante comum ver engenheiros com especializações em gerenciamento ocupando esse cargo. No entanto, não é uma obrigatoriedade. 

De toda forma, administrar profissionais de diferentes setores — muitas vezes alocados em vários lugares — demanda uma base de conhecimento maior.

Por isso, o Gestor de Facilities deve ser capaz de gerenciar tudo de forma unificada, sem perder o tato para as especificidades de cada área.

2. Boa capacidade de comunicação

A comunicação é fator crucial para qualquer tipo de cargo de gestão. Porém, no caso do Gestor de Facilities ela ganha um peso maior. Ele estará à frente de muitas equipes e precisa conversar bem com cada uma delas e com todas ao mesmo tempo. 

O profissional deve manter um bom diálogo, ouvir o que cada um tem a dizer e tomar decisões justas e benéficas para toda a empresa.

Esse profissional deve permanecer atento às necessidades da empresa. Assim, entenderá como as ações impactarão a rotina e a produtividade das pessoas. 

É preciso entender, ainda, que dentro das empresas há pessoas de diferentes perfis, bem como a presença multigeracional. Considerar a diversidade é importante para oferecer as melhores soluções operacionais para os diferentes públicos.

3. Contato constante com ambientes inovadores

Ao contrário dos líderes de áreas, o Gestor de Facilities não pode se voltar apenas para o ambiente interno da empresa. Se fôssemos desenhar a relação entre esse cargo, a empresa e o mercado, ele estaria em uma posição que se interpõe aos dois pontos. 

Trata-se de um profissional que precisa colocar ordem na casa. Ao mesmo tempo, atenta às novidades do mercado para absorver o que trouxer melhorias para o negócio.

Por isso, precisa estar em contato constante com ambientes que proporcionem essa abertura e que mostrem o que está acontecendo de novo do lado de fora.

A inovação dentro das empresas acontece não somente no desenvolvimento de seus produtos e serviços. Toda a operação da empresa pode receber melhorias e agregar valor à marca.

Como otimizar a rotina de um Gestor de Facilities?

Mesmo que o Facilities seja um excelente profissional que cumpra todas as exigências que citamos no tópico anterior, é possível focar em questões que otimizem sua atuação ainda mais. Listamos 4 pontos de atenção que são mais importantes.

1. Infraestrutura

A infraestrutura é a base de um bom trabalho. O Gestor de Facilities deve ter acesso a ferramentas, ambiente e tudo o que for necessário para tornar a sua rotina mais fácil.

Essa questão vai além de um bom computador, mesa e cadeiras confortáveis e uma internet de qualidade. Ele vai precisar de softwares específicos, participação em eventos do setor de atuação da empresa e uma infinidade de coisas que são específicas de cada caso.

Para saber se está tudo sendo fornecido na medida certa, você vai precisar manter uma boa relação com esse profissional, ouvir suas demandas e ponderar com cuidado suas proposições. Ele deve ter um ponto de apoio na diretoria da organização e ser considerado como peça fundamental para o sucesso do negócio.

2. Busca pelo novo

O Gestor de Facilities precisa gerenciar os cargos internos, mas também deve se manter atento ao mercado. O papel da empresa é estimular essa busca pelo novo, seja enviando o profissional para feiras, cursos e eventos. Ambos os lados saem ganhando, afinal você contará com um gestor cada dia mais bem preparado.

3. Mobilidade

A mobilidade é uma questão que afeta os cidadãos de uma forma generalizada, mas tem um impacto importante no trabalho. Um Gestor de Facilities está à frente de muitas equipes, que não necessariamente atuam em uma mesma localidade.

Podemos estar falando de prédios diferentes em um mesmo endereço, ou cidades, estados e até países distintos. Não dá para limitar esse profissional a um sala dentro da empresa.

4. Parcerias estratégicas

As parcerias estratégicas são essenciais no dia a dia do Facilities. Elas podem ter diversos formatos e ser com diversos stakeholders. Afinal, esse profissional precisa possibilitar vantagens, como flexibilidade, eficiência operacional e economia de recursos.

3 Tendências de trabalho para a área de Facilities

Além de todas essas informações, o Gestor de Facilities precisa atentar às tendências atuais. A seguir, apresentamos as 3 principais. Veja quais são elas!

1. Práticas sustentáveis 

A adoção de práticas sustentáveis é essencial para agregar valor à marca. Nesse cenário, o Gestor de Facilities tem se tornado peça importante nesse processo.

É possível tornar os processos e as operações da empresa mais sustentáveis. Isso vale tanto do ponto de vista ambiental quanto do socioeconômico.

Assim, podem ser adotadas tecnologias que contribuam para a redução do impacto ambiental da empresa e a garantia de bem-estar para os colaboradores. No entanto, essas práticas precisam ser economicamente viabilizadas tanto na implantação quanto na manutenção.

2. Apoio da tecnologia

Já ressaltamos a importância da tecnologia para a otimização dos serviços de Facilities. Ela evolui de maneira constante e novas ferramentas chegam todos os dias.

As tendências apontam para a utilização do BIM (Building Information Modelling). A metodologia permite a visualização tridimensional das edificações.

Com isso, o uso dos softwares BIM orienta decisões relacionadas às instalações, seja a manutenção, seja a implantação de novas tecnologias.

O Big Data também merece atenção do setor de Facilities. Esse conjunto de técnicas é capaz de coletar um grande volume de dados das operações.

Assim, é possível analisar os dados e transformá-los em informações. O resultado é a obtenção de insights para a otimização e a produtividade dos serviços e das equipes.

3. Adaptação para novos modelos de trabalho

No mundo pós-pandemia, o modelo de trabalho mudou. Muitos colaboradores, agora, trabalham remotamente ou no modelo híbrido. 

Ou seja, o escritório físico mudou e é papel do Gestor de Facilities ajustar a infraestrutura para essa nova realidade. Isso inclui os aspectos físicos e tecnológicos. 

Uma boa solução é adotar o uso de coworkings. Entre os benefícios, podemos destacar a redução de custos e operações. Isso porque a administração do ambiente físico é terceirizada para o coworking. 

Entre as opções, é possível escolher entre salas privativas e escritórios compartilhados.

Dependendo da operação da empresa, um coworking específico pode concentrar uma série de atividades. E os colaboradores podem trabalhar nesse escritório compartilhado ou até mesmo em outros locais. 

Com o OfficePass do BeerOrCoffee, por exemplo, o Facilities possibilita que a empresa e seus profissionais tenham acesso a mais de 1500 espaços de coworking em mais de 180 cidades brasileiras.

OfficePass 

O OfficePass é uma assinatura de escritório sob demanda. Ao contratar a solução, a empresa tem acesso ilimitado a toda rede do BeerOrCoffee, adequando o plano às necessidades do negócio. 

Como você pôde ver, o Gestor de Facilities é um dos cargos mais importantes do futuro — e do presente. Ele aumenta o potencial de gestão da empresa e permite que os demais líderes foquem as atividades principais do negócio.

Ou seja, o Gestor de Facilities é um profissional totalmente alinhado com o futuro do trabalho e as novas necessidades no mundo pós-pandemia. 

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Guia da gestão de facilities


Texto escrito por Natália Fernandes, analista de conteúdo e cofundadora da Começando na Web, e Liandra Cordeiro, redatora web.

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