Guia do futuro do trabalho: quais mudanças de atitudes são necessárias sobre o papel do escritório?

O futuro do trabalho chegoul, mas exige uma reinvenção do escritório tradicional. Nesse cenário, é preciso pensar nas suas demandas e o que é necessário para alcançar os objetivos organizacionais. Entenda!

O “novo normal” já chegou. Enquanto as pessoas retomam a sua rotina, as empresas vivem um dilema: voltar ou não ao escritório tradicional? O futuro do trabalho é taxativo: o modelo tradicional não morreu, mas se reinventou.

A questão é que, antes da pandemia, o pensamento era de que o escritório tradicional era fundamental para a produtividade, a cultura e a atração e retenção de talentos. Inclusive, as empresas disputavam espaços nos centros das grandes cidades para facilitar a mobilidade, estar em endereços estratégicos e incentivar a colaboração das equipes.

Nesse cenário, as novidades eram os espaços abertos, em que os times podiam compartilhar informações e chegar ao consenso sobre os fluxos de trabalho. No entanto, tudo mudou por conta da pandemia. E essas modificações permanecem.

Afinal, se os escritórios se tornaram locais proibidos de uma hora para outra, agora eles se tornam espaços reinventados. Muita gente já deixou esse modelo tradicional e passou a viver um novo estilo de vida. Isso porque a experiência do trabalho remoto e híbrido deixou de ser uma novidade.

Então, quais mudanças de atitudes sobre o papel do escritório devem ser adotadas nesse cenário? É o que vamos ver neste texto, que faz parte do e-book Guia Definitivo do Futuro do Trabalho.

Saiba quais mudanças de atitudes sobre o papel do escritório devem ser adotadas

Se a experiência do trabalho remoto deixou de ser uma novidade, é preciso reforçar que boa parte dos colaboradores gostaram desse novo modelo. Além disso, foi perceptível que a empresa não teve prejuízos devido a esse novo formato.

Pelo menos, foi o que revelou um levantamento feito pela Fundação Dom Cabral. A pesquisa indicou que mais de 58% dos entrevistados ser mais produtivos ou significativamente produtivos quando fora do escritório.

Em âmbito global, uma pesquisa da consultoria McKinsey trouxe alguns dados interessantes:

• 80% gostam de trabalhar fora do escritório;
• 45% dizem que são mais produtivos do que era no pré-pandemia;
• 28% alegam ter o mesmo nível de produtividade.

Apesar disso, ainda há desafios. A pesquisa da Fundação Dom Cabral sinalizou que existem dificuldades no trabalho remoto. Os principais obstáculos são:

• Maior quantidade de horas trabalhadas: 24%;
• Perda do convívio social: 20,6%;
• Dificuldade de relacionamento: 16%;
• Dificuldade de comunicação: 16%;
• Maior carga de trabalho: 15,5%;
• Equilíbrio entre vida pessoal e profissional: 14%;
• Piora do comportamento devido à ausência do convívio: 13,5%.

Por outro lado, o estudo da McKinsey sinalizou que muitos gestores e líderes conseguiram flexibilizar sua rotina. Como deixaram de viajar e ter longos compromissos durante o dia, passaram a ter mais tempo para se dedicar a suas vidas pessoais.

Esses dados contrastantes mostram a necessidade de algumas mudanças. O objetivo é agradar a gregos e troianos, porque esse é o ponto-chave para melhorar os resultados alcançados pela empresa. Nesse cenário, algumas das boas práticas são as seguintes.

Reavalie os processos

No começo da pandemia, as empresas precisaram se adequar ao novo cenário e garantir que a colaboração e os processos fossem executados de forma remota sem perdas para o negócio.

Em alguns casos, foi necessário remodelar todo o fluxo de trabalho.Em outros, apenas efetivar o que já existia.

O que traz mais resultados? A resposta está na própria empresa. Não existe uma fórmula mágica aplicável a todos os tipos de negócio.

A mesma regra vale para o pós-pandemia. Esse é o momento de revisar os processos e identificar quais deles são os mais importantes.

Conte com a ajuda de colaboradores para fazer essa análise. Assim, é possível ter uma visão completa, que inclua as jornadas profissionais dos indivíduos e os diferentes estágios dos projetos. Assim, as melhorias e os gargalos são encontrados.

Por exemplo, no pré-pandemia sua empresa realizava um processo de brainstorming antes de iniciar um projeto. Ele incluía uma reunião em que todos faziam suas considerações e elas eram anotadas em um quadro para que fossem analisadas depois.

No pós-pandemia, a mesma ideia pode ser aplicada. Porém, em vez de um quadro, há um canal digital em que todos fazem suas contribuições no método da comunicação assíncrona.

Pode-se até definir um prazo para isso. Por exemplo, um dia. Depois, o refinamento é feito por videoconferência ou outro meio tecnológico.

Além disso, garanta que todas as interações reflitam os valores, a cultura e as práticas organizacionais. Caso algum processo ainda não tenha funcionado muito bem, evite executá-lo como no começo da pandemia. Prefira encontrar um novo modelo com a ajuda e a experimentação de todos os envolvidos.

Defina quais cargos devem ser presenciais

A busca por talentos aumentou durante a pandemia. Porém, alguns grupos estão menos dispostos a trabalharem nos escritórios.

Por isso, cabe às empresas repensarem seus modelos de trabalho e decidirem quais funções devem ser exercidas presencialmente, quais podem ser realizadas remotamente e qual nível de atuação a distância pode ser aplicado a cada caso.

Para colocar essa ideia em prática, é importante reclassificar os setores. Eles podem ser categorizados como:

• 100% remotos;
• híbrido;
• híbrido por exceção, ou seja, no escritório, mas com execução da atividade remotamente, quando necessário;
• no escritório, isto é, não é elegível para o trabalho remoto.

Redesenhe o ambiente de trabalho para fornecer amparo às prioridades de negócio

Os escritórios tradicionais são bastante similares. Há espaços para cada uma das equipes, salas para gerentes e diretores, salas de reunião etc. Alguns poucos já vinham na “pegada” mais atual, em que todos trabalhavam no mesmo ambiente.

Qualquer que seja o caso, poucos formatos se preocupavam em atender às necessidades organizacionais. Por isso, é importante fazer essa análise no pós-pandemia.

Por exemplo, o escritório pode ter um espaço pensado especificamente para os encontros presenciais necessários, isto é, aqueles em que a interação online é insuficiente.

Além disso, é importante focar a tecnologia. Cada vez mais, ela terá um papel central no retorno dos colaboradores aos escritórios.

Isso porque as ferramentas ajudarão a empresa a decidir quem poderá voltar ao escritório, onde sentarão, com frequência o ambiente será limpo, se o fluxo de ar é suficiente e se os colaboradores estão a uma distância adequada entre eles.

Mais do que isso, é importante revisitar os processos realizados a partir dos limites entre o físico e o virtual. Já é realidade a realização de videoconferências em que parte das pessoas está sentada em uma mesa e o restante está do outro lado da tela.

No entanto, é preciso garantir a efetiva participação de todos. Para isso, conte com a tecnologia para utilizar ambientes colaborativos virtuais, efetivar a comunicação assíncrona e oferecer espaços ininterruptos para a colaboração presencial e remota.

Assim, fica mais fácil aplicar os modelos de trabalho nessa nova realidade.

Considere a redução de custos

Se antes o foco era ter uma estrutura própria, cada vez mais isso deixa de ser uma realidade. Até pouco tempo atrás, as empresas armazenavam os seus dados em servidores dentro da companhia. Eles eram gerenciados e passavam pela manutenção da equipe de TI.

No entanto, traziam vários problemas. Por exemplo, era comum haver perdas, ter dificuldade na recuperação de arquivos e fazer novos investimentos. O cloud computing mudou esse contexto e trouxe redução de custos. Afinal, os servidores deixaram de ser alocados na empresa e ela passou a pagar pelo armazenamento conforme o uso.

Nos escritórios, o movimento é igual. Em vez de terem espaços grandes em locais estratégicos, os negócios passaram a optar por escritórios compartilhados, ou seja, os famosos coworkings.

Para se ter uma ideia, uma empresa localizada na Grande São Paulo e 10 colaboradores tem um gasto mensal de aproximadamente R$ 1.4500 somente com os chamados insumos de utilização coletiva. Entre eles estão:

• Café;
• Produtos de limpeza;
• Papel higiênico;
• Sabonetes e mais.

Quando se abordam os custos com contas estruturais, chega a R$ 2.500 por mês. Aqui, estão incluídas limpeza, água, luz e internet. Ainda há IPTU, seguro empresarial, manutenção geral e aluguel. Somente esse último item pode gerar uma despesa equivalente a R$ 5 mil por mês na Grande São Paulo.

Com um coworking, a redução é significativa. Em alguns casos, chega a 78%. Ou seja, em vez de gastar R$ 9 mil para manter as operações, teria um desembolso de apenas R$ 1.980. É claro que esses valores são apenas exemplos e podem variar de acordo com diferentes fatores.

Ainda assim, vale a pena considerar, porque a redução de custos é, realmente, significativa. Portanto, esse é outro ponto a avaliar nesse processo de remodelação dos escritórios.

Tenha criatividade

O redesenho dos modelos de trabalho exige uma boa dose de criatividade. Apesar de existirem modelos prontos, eles sempre precisarão ser adaptados à realidade do seu negócio.

Além disso, vale a pena considerar as demandas organizacionais e criar os ambientes físico e virtual voltados às suas necessidades.

Assim, avalie as variáveis de colaboração, cultura, produtividade e experiência no trabalho. Aproveite e pense também sobre a localização dos escritórios.

Há necessidade de mantê-los nas grandes cidades? Vale a pena fechá-los e ter uma estrutura sob demanda, ao estilo built to suit?

Avalie todas as possibilidades, como manter uma estrutura própria, contar com coworkings e trabalhar no modelo flexível. Ao analisar todas as alternativas, é mais fácil chegar ao formato que trará os melhores resultados.

Aliás, é bem provável que você perceba que o futuro do trabalho é, realmente, o anywhere office. Assim, você terá mais chance de conquistar vantagem competitiva, adequar-se à nova realidade e estabelecer um modelo eficiente na sua empresa.

Gostou de saber mais? Então, baixe o Guia Definitivo do Futuro do Trabalho e acesse o material completo.