Redução de custos nas empresas: 5 erros a evitar

Os erros de redução de custos são falhas cometidas quando a empresa busca economizar, mas não faz isso de modo estratégico. Alguns exemplos são as demissões em massa, quedas na qualidade e corte de benefícios. Saiba mais!

As empresas estão sempre em busca de redução de custos nos seus processos. Isso acontece, principalmente, diante de instabilidades na economia — como aquelas causadas por cenários de guerra ou pandemia.

Contudo, nesse processo, muitas organizações cometem erros e comprometem a qualidade dos produtos ou serviços entregues aos clientes. Logo, os resultados não serão satisfatórios.

Portanto, ao pensar em diminuir os custos da empresa, é preciso fazer isso de maneira estratégica e evitar alguns erros comuns. Quais são eles?

Neste post, preparamos uma lista com os 5 mais comuns quando o assunto é redução de custos nas empresas. Além disso, mostramos como escapar deles. Confira!

1. Acreditar que é essencial demitir funcionários

O principal erro quando se fala em estratégias de redução de custos nas empresas é a crença de que a folha de pagamento dos funcionários deve ser o primeiro item a ser cortado. Esse pensamento é compreensível.

Ainda que não exista um limite específico, o comprometimento do faturamento pode passar de 20%. Portanto, há um gasto significativo. Desse modo, economizar nesse ponto parece um bom negócio.

Afinal, todos os encargos trabalhistas envolvidos no contrato poderiam ser facilmente economizados. Só que a realidade não é exatamente assim.

Primeiro, porque o processo de demissão tem altos custos: verbas proporcionais (como 13º salário e férias), multa do FGTS, férias e aviso prévio encarecem a rescisão.

Deixar de pagar tudo corretamente pode gerar processos trabalhistas e altas despesas judiciais, incluindo multas, honorários e o valor resultante de eventual condenação.

Depois, se a empresa se organizar, ela terá novos custos com os processos de contratação. Isso porque é preciso ter uma equipe para absorver a demanda adicional.

Aqui, será necessário treinar e alinhar os contratados, exigindo tempo e dinheiro — ou seja, mais gastos evitáveis.

Além disso, as demissões visando a “cortes de gastos” tendem a gerar insegurança no time. O motivo é que outros colaboradores podem pensar que serão os próximos.

Isso diminui a motivação no trabalho, afeta a produtividade e pode gerar um ciclo prejudicial em todos os processos.

Portanto, antes de demitir colaboradores, avalie outras estratégias antes. O ideal é que desligamentos devido a crises estejam entre as últimas opções da empresa. Algumas possibilidades são:

• Reduzir os custos fixos, por exemplo, deixando a estrutura do escritório e trocando por espaços de coworking;
• Avaliar os fornecedores e negociar um preço mais atrativo na compra de insumos ou produtos;
• Diminuir os gargalos, deixando os fluxos de trabalho mais fluidos.

2. Não revisar os processos internos

É comum que as empresas passem por mudanças em seus processos — como aumentos na produção, troca de fornecedores, alterações nas etapas, entre outras.

No entanto, nem sempre os gestores reavaliam o conjunto de tarefas após essas mudanças. Com isso, há mais riscos de que existam gargalos não solucionados.

Inclusive, ao efetuar mudanças para reduzir custos, é comum que processos internos sejam modificados. Ao fazer isso, é fundamental realizar uma avaliação mais ampla dos resultados.

Desse modo, há chances de identificar pontos que precisam ser reestruturados para que as alterações propostas, de fato, entreguem reduções nos custos.

Portanto, a iniciativa é essencial para prevenir problemas e implementar soluções. Caso contrário, há riscos de que, no longo prazo, as medidas de economia resultem em mais despesas.

3. Abrir mão da qualidade nos materiais e serviços

Ao buscar a redução de custos, muitos líderes partem para cortes gerais, encontrando itens em todas as áreas para economizar. Porém, isso é feito sem analisar os impactos das mudanças.

Em alguns casos, a medida significa abrir mão da qualidade dos materiais utilizados na produção ou nos serviços contratados. Entretanto, o resultado pode ser bastante negativo.

Se os clientes perceberem uma queda na qualidade do que recebem, a tendência é que eles se afastem da sua empresa e procurem outros fornecedores.

Como resultado, as metas de economia definidas se tornarão inacalçáveis, pois terão se baseado em um cenário irreal. Isso porque a empresa ainda precisará manter o faturamento para ter sucesso em sua estratégia.

Portanto, o ideal é renegociar com os fornecedores e até encontrar outras parcerias, desde que a qualidade seja mantida. Aqui, o foco sempre deve ser o custo-benefício.

4. Recusar-se a acompanhar as mudanças do mercado

Outro erro comum é deixar de acompanhar mudanças do mercado pensando que elas geram custos de adaptação. Afinal, essa visão costuma deixar de considerar o seu potencial de retorno.

Por exemplo, a digitalização exige investimentos em sistemas e migração de dados. Porém, com o tempo, é possível observar a redução no uso de papel e outros materiais de escritório.

Do mesmo modo, há chances de agilizar processos, reduzir erros e retrabalhos, entre outros benefícios. No fim, o investimento promove a redução de custos no futuro.

Outro exemplo é a tendência do trabalho híbrido e remoto, seguindo o conceito de anywhere office. A pandemia de COVID-19 acelerou o processo de transformação digital.

Por sua vez, a necessidade de distanciamento social fez com que muitas empresas adotassem o regime remoto para manter as atividades. Contudo, é preciso ter em mente que esse é o trabalho do futuro.

Questões como maior flexibilidade para jornada, autonomia para a equipe e foco em produtividade — e não no cumprimento de horas — estão em alta.

Assim, ao pensar em reduzir custos, é preciso ter coragem de pensar fora da caixa e inovar. Ao adotar um modelo híbrido ou remoto, é possível diminuir despesas operacionais.

A empresa pode funcionar em um lugar menor (ou nem ter um estabelecimento físico), reduzindo o custo com aluguel. Despesas com energia, água e outros itens também podem diminuir.

E os espaços de escritório compartilhados podem ajudar a sua empresa. Com eles, a equipe pode ter ambientes profissionais para trabalhar a partir de diferentes cidades.

Além disso, a empresa tem acesso a toda a infraestrutura necessária. Porém, deixa de se preocupar com o pagamento de aluguel, internet, serviços de limpeza e manutenção, insumos, materiais de escritório e limpeza etc. Isso porque esses gastos ficam sob responsabilidade do coworking.

Outro fator relevante é que você também pode reservar salas de reuniões e escritórios privativos. Assim, você pode atender clientes, fazer videoconferências e eventos e até ter um espaço exclusivo, em que somente sua equipe terá acesso.

Dessa forma, pode até deixar os equipamentos na sala privativa, porque tudo estará seguro. Ou seja, você realmente terá a mesma estrutura de um escritório tradicional.

5. Eliminar os benefícios concedidos à equipe

Por fim, ao pensar nas estratégias de redução de custos na empresa, você deve evitar pensar apenas em cortes que afetem a equipe.

Em diversas situações, antes de considerar a reavaliação de processos e a busca de melhorias que permitam otimizar custos, a empresa foca os cortes de benefícios. No entanto, essa estratégia pode ser péssima para o negócio.

Primeiro, porque a equipe conta com essas vantagens em seu dia a dia, e os impactos podem ser bastante negativos. Logo, a produtividade e os resultados podem ser diminuídos.

Por exemplo, reduzir as comissões de vendas pode desestimular o time e também diminuir o faturamento. Além disso, se for preciso intervir nas questões que afetam a remuneração da equipe, o ideal é sempre que o tema seja debatido.

Ao incluir os colaboradores no processo de ter ideias sobre como economizar, a empresa tem chances de receber insights importantes — e mais positivos.

Ainda, há mais chances de desenvolver um sentimento de colaboração. Assim, todos trabalham juntos para otimizar os custos do negócio.

Agora que você conhece estes 5 erros de redução de custos para evitar em 2022, ficará mais fácil ter uma gestão estratégica no seu negócio em busca de melhores resultados.

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Texto escrito por Joanna Nandi, Redatora Web.