14 passos práticos para seu escritório se adaptar às mudanças trazidas pelo coronavírus

Mesmo com medidas rígidas para conter a transmissão do coronavírus, não há previsão de quando ele será erradicado ou quando teremos uma vacina eficiente. Veja como adaptar os escritórios ao novo normal.

Em janeiro de 2020, a Organização Mundial da Saúde (OMS) anunciou o surto do novo coronavírus, que causa a COVID-19. Rapidamente, a doença se espalhou em todo mundo e se tornou uma pandemia. 

Mesmo com medidas rígidas para conter a transmissão, não há previsão de quando o vírus será erradicado ou quando teremos uma vacina eficiente. Isso fez com que milhões de pessoas mudassem suas vidas radicalmente.

A partir dessa perspectiva, é importante que as empresas dos mais diversos setores se unam a instituições e profissionais de saúde para entender as particularidades de cada atividade, a fim de reduzir os riscos de transmissão do novo coronavírus.

No ramo dos escritórios flexíveis, o Woba (a maior plataforma de escritórios flexíveis do país), se uniu à Sercon (uma empresa referência em Saúde e Segurança no Trabalho) para criar um guia para ter mais segurança no trabalho. Confira!

Selo Escritório + Seguro Woba & Sercon

Em parceria com a Sercon, realizamos um criterioso trabalho em relação às jornadas de trabalho de vários clientes, em diferentes escritórios, a fim de entender os principais pontos de riscos de contaminação. 

Para cada ponto, classificamos os riscos e fizemos uma ou mais recomendações para diminuir a chance de transmissão do novo coronavírus . A partir dessa perspectiva, foram consideradas as seguintes variáveis: 

1. Tempo de contato com um local ou objeto;
2. Se o local ou objeto é de uso compartilhado ou individual;
3. Tempo de vida do novo coronavírus de acordo com a superfície;
4. Probabilidade do local ou objeto estar contaminado.

Vale lembrar que as recomendações não são um incentivo para as pessoas deixarem de seguir as orientações médicas e as regras de quarentena estabelecidas em cada cidade ou estado. A seguir, listamos os principais passos para garantir um escritório mais seguro na prevenção de contaminação pelo novo coronavírus.

1. Na entrada do estacionamento

Os botões de acionamento para receber o ticket e o botão do interfone apresentam riscos de contaminação, uma vez que o novo coronavírus pode durar até 9 dias em  superfícies de plástico.

É recomendada a desinfecção dessa área da cancela com álcool 70% duas vezes ao dia e a instalação de uma sinalização para que as pessoas evitem tocar com as mãos em superfícies de risco. Além disso, é recomendado o uso de tíquetes de papel. Quando isso não for possível, os cartões de plástico de estacionamento devem ser limpos após cada uso.

2. No elevador

Geralmente, os elevadores são locais pouco ventilados e aglomeram muitas pessoas nos horários de pico. Por isso, é um local de alto risco de contaminação. As recomendações para esse local são: 

1. Escalonar horários de movimento com as pessoas do prédio/ escritório; 
2. Utilizar máscaras;
3. Dividir a capacidade máxima do elevador por, pelo menos, três.

Ou seja, para reduzir o risco, não recomendamos às pessoas a entrarem em elevadores com mais de um terço de sua capacidade ocupada. Conforme destaca o Centers for Disease Control and Prevention. A limpeza e a desinfecção desse local deve ser feita com o máximo de frequência possível e, no mínimo, duas vezes ao dia.

3. Na entrada do prédio

As catracas e a portaria dos edifícios comerciais devem ser desinfetadas com água sanitária, desinfetante e álcool 70% antes do pico da manhã, do almoço e da saída. Em caso de filas, o responsável pela portaria deve instruir as pessoas para respeitarem uma distância de, pelo menos, 1 metro entre uma pessoa e outra.

4. Na entrada do escritório

Para reduzir o risco de trazer algum patógeno para o escritório, é recomendada a utilização de um tapete umedecido com hipoclorito de sódio 0,5% na entrada para a limpeza dos calçados. Uma boa prática observada é colocar esse tapete em um recipiente raso. Dessa forma, a umidade é mantida com mais facilidade. Em frente ao tapete com a solução, basta colocar outro tapete ou pano seco para que as pessoas possam secar os sapatos.

Na entrada de cada sala de escritório, logo na sequência da desinfecção dos calçados, deve-se colocar um dispenser de álcool em gel 70% e sinalizações que alertam sobre a importância de higienizar as mãos, utilizar máscaras de proteção e limpar os calçados.

É de extrema importância lembrar ainda que, ao manifestar qualquer sintoma do coronavírus, como febre, cansaço e tosse seca, recomenda-se que o usuário do escritório não trabalhe e volte para casa — e, dependendo da gravidade do sintoma, a recomendação é de que procure um médico.

5. Nas estações de trabalho

Quanto mais compartilhada a estação, maior é o risco de contaminação. Geralmente, os espaços são reduzidos e as pessoas conversam sem respeitar uma distância segura. Recomenda-se que os usuários sejam orientados para utilizar estações de trabalho individualmente. Além disso, a estação deverá ser desinfetada — concentrando-se, especialmente, em superfícies tocadas frequentemente.

Além disso, o espaçamento entre as cadeiras deverá respeitar a distância mínima  de 1,8 metro (6 feet), de acordo com as recomendações da OMS e do Centers for Disease Control and Prevention.

6. Nos pisos do escritório

O uso de carpetes não é recomendado. Caso não seja possível a substituição por piso rígido, é recomendado que seja realizada uma aspiração diária. Já em pisos rígidos deve ser feita uma limpeza com desinfetante próprio pelo menos duas vezes ao dia.

O controle rígido das limpezas é importante para garantir a boa execução das atividades e para prestar uma satisfação para os clientes que frequentam esses espaços. Isso pode ser feito através de sinalizações com o dia e horário da última desinfecção.

7. Nas janelas e ar condicionado

É essencial manter janelas e portas abertas para melhorar a circulação do ar. Por isso, reforçamos que as janelas devem ficar abertas durante todo o expediente. Caso o ambiente não tenha janelas ou as janelas permanecem fechadas, o risco de contaminação aumenta consideravelmente. 

Em relação à frequência de limpeza, as janelas deverão ser desinfetadas semanalmente e as maçanetas/alavancas (dispositivos de abrir e fechar as janelas) devem ser desinfetadas diariamente.

Já quanto ao ar condicionado, seja ele central ou individual, é imprescindível manter um controle de manutenção e limpeza dos filtros. A Lei nº 13.589, de 4 de janeiro de 2018 dispõe sobre a manutenção de instalações e equipamentos de sistemas de climatização de ambientes (ar condicionado). Ela atribuiu a todos edifícios de uso público e coletivo, que possuem ambientes de ar interior climatizado artificialmente, a disposição de um Plano de Manutenção, Operação e Controle – PMOC.

8. Nas mesas individuais de trabalho

A mesa de trabalho, por mais que seja individual, é um local que pode ser contaminado com o decorrer do dia. Portanto, recomendamos o uso frequente de um borrifador com uma solução desinfetante e um pano seco para a limpeza da estação de trabalho. Os administradores de escritórios devem providenciar borrifadores com solução desinfetante e panos limpos para cada estação de trabalho.

É recomendado que todos os dias o computador, mouse e teclado sejam desinfetados com um pano umedecido com álcool 70%. Já nos itens eletrônicos que não forem de uso individual, o risco é alto, e deve-se limpar com álcool 70% todas as vezes que outra pessoa utilizar.

As impressoras são de uso coletivo, portanto devemos sempre lavar as mãos logo após utilizá-las. Recomendamos, também, que a equipe de limpeza limpe os botões, o teclado da impressora e toda a sua superfície com pano umedecido com álcool 70% uma vez ao dia.

9. Nas cortinas

É recomendado que as cortinas de pano sejam retiradas pois ainda não é possível oferecer garantias de que a limpeza profissional de cortinas eliminem o coronavírus.

Se necessário, substitua as cortinas de pano por materiais de plástico. Caso os usuários tenham acesso a abertura e fechamento dessas cortinas, é recomendado que essas superfícies de contato com a mão das pessoas sejam desinfetadas uma vez ao dia.

10. Nas cabines telefônicas

Recomendamos evitar estes espaços pois são possuem baixa circulação de ar e são de uso compartilhados. Além disso, a maioria dessas salas não possuem janelas. Caso seu coworking ou escritório possui salas de call com janelas e portas que possam ficar abertas, é recomendado a desinfecção antes de cada uso da mesa, cadeira, maçaneta e apoio de braço.

11. Nas salas de reunião

Vale lembrar que as salas de reunião são de uso compartilhado, portanto a conscientização da utilização desses espaços é muito importante. A primeira pergunta a ser feita é a reunião é realmente necessária. Depois, vale se questionar se é possível reduzir o número de pessoas do encontro. A terceira e última pergunta é em relação à duração máxima para essa reunião.

Conforme já destacamos, o espaçamento entre as  entre cadeiras deverá respeitar a distância mínima  de 1,8 metro (6 feet), de acordo com as recomendações da OMS e do Centers for Disease Control and Prevention. Recomendamos que as janelas permaneçam abertas durante toda reunião e que, se possível, a porta fique aberta.

Os objetos e móveis da sala de reunião são compartilhados, portanto devem ser desinfetados antes de cada uso pelos usuários e uma vez por dia pela equipe de limpeza.

12. Nas cozinhas e áreas de descanso

Essas áreas são de uso compartilhado. Por isso, nossa recomendação é evitar ficar nestes espaços para não haver aglomerações. O operador ou administrador do espaço deve alocar as cadeiras e bancadas da cozinha e do espaço de descompressão 1,8 metro de distância uma das outras, seguindo a orientação da OMS que já destacamos.

Toda equipe de administração deve intervir e alertar os usuários do espaço se acontecerem aglomerações nesses ambientes. Pela nossa experiência em escritórios, essa recomendação é importante, pois esses locais são utilizados pelas pessoas para dar uma pausa no trabalho e conversarem com os colegas.

Além disso, os escritórios devem fornecer copos, pratos e guardanapos descartáveis para seus usuários bem como inibir o compartilhamento de objetos de uso pessoal, como xícaras, talheres, canudos e outros.

Bancadas, cadeiras e objetos compartilhados da cozinha

Esses móveis são compartilhados e merecem cuidados antes de serem utilizados devido ao risco de contaminação. Recomenda-se a desinfecção feita pelo usuário antes de cada uso e uma limpeza e desinfecção diária feita pela equipe de limpeza. Um borrifador com solução desinfetante junto de um pano seco e limpo devem estar disponíveis a cada 10 assentos.

Itens de cozinha, como geladeira, cafeteira, microondas, fogão e pia, ajudam a espalhar o coronavírus e têm grandes chances de contaminação. Portanto, orientamos que as pessoas lavem as mãos todas as vezes que utilizarem esses equipamentos. Além disso, recomendamos que a equipe de limpeza desinfete essas superfícies todos os dias.

13. Nas áreas comuns, ping pong, totó e outros jogos

Geralmente, durante a utilização do ping pong, totó e outros jogos,  as pessoas acabam se aproximando umas às outras e compartilhando objetos, raquetes etc. Portanto, não recomendamos a prática de jogos nos escritórios neste momento. Essas áreas devem ser interditadas.

14. Nos banheiros

Os banheiros devem ser higienizados pelo menos duas vezes ao dia e com as evidências expostas na porta. Essa evidência deverá ter o nome, a hora e a data da limpeza do banheiro. Além disso, uma reportagem do The Sun alerta para fechar a tampa do vaso após a sua utilização, pois há a “possibilidade de que partículas espalhadas pela descarga possam representar um risco de transmissão do vírus”.

Recomendamos, ainda, a utilização sinalizações que recomendam o fechamento das torneiras e abertura da maçaneta utilizando o papel toalha.

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