Como criar uma política de viagens para acomodar seus funcionários remotos 

Preparamos para você um guia definitivo de como criar uma política de viagens. Quer sua organização esteja começando do zero ou atualizando documentos já existentes, leia este artigo e encontre o caminho para otimizar processos, driblar gastos desnecessários e evitar surpresas desagradáveis.

A pandemia da COVID-19 desenvolveu muitos obstáculos, mas também criou diversas possibilidades. Um equilíbrio perfeito entre necessidade, adaptação e criatividade levou as pessoas a abraçarem a experiência do trabalho de uma nova maneira.

Após dois longos anos com portas fechadas e sem muitas opções de escolha, aos poucos, o mundo volta a vislumbrar possibilidades de uma rotina em que as pessoas se locomovem, viajam, se hospedam, se encontram e vivenciam uma nova etapa no modelo de trabalho híbrido.

Qual é o papel do RH?

Para garantir segurança e tranquilidade para os colaboradores e a empresa, é necessário que líderes e gestores de RH se envolvam no processo de criação de políticas de viagem. Sempre com um olhar cuidadoso e atualizado para os processos e rotinas que serão implementados.

Um estudo realizado em 2019 pelo banco de investimentos do Itaú Unibanco, Itaú BBA, revelou que a geração Y (pessoas nascidas entre 1980 e 1995) já constituíam 50% da força de trabalho do Brasil na época em que os dados foram coletados.

Ainda de acordo com a pesquisa, a estimativa é que essa geração ocupe 70% dos postos de trabalho até 2030.

Em 2018, dados levantados pela Hilton Hotels & Resorts apontaram que os Millennials (como é conhecida a geração Y) procuram cada vez mais viagens corporativas.

Equilibrando prazos a curto e longo prazo, os profissionais de RH modernos devem ficar de olho nos perfis de cada geração, assim como em seus gostos e preferências. 

Manter o bem-estar, interesse e motivação da equipe é um desafio que deve estar presente nas estratégias e políticas de viagens. 

Além disso, mapear as possibilidades, custos e eventos que podem surgir é extremamente importante para a elaboração do documento, especialmente quando alguns de seus colaboradores, senão todos, estão atuando remotamente.

Primeiros passos

Se o seu negócio nasceu durante a pandemia, é provável que essa seja a primeira vez que você precise lidar com viagens. Nesse caso, saiba que você está no lugar certo para começar uma política de viagens do zero. 

Por outro lado, caso sua empresa já tenha uma política estabelecida, isso não significa que ela esteja isenta das atualizações. 

Os tempos são outros e é preciso se adaptar a eles. Portanto, reveja seus métodos e faça um estudo de caso sobre a sua política de viagem.

• O que deu certo e o que deu errado?
• O que os colaboradores gostavam e o que eles não gostavam?
• Quais dificuldades os colaboradores encontravam?
• Como a tecnologia pode melhorar estes processos?

Além desses questionamentos, há outros pontos importantes para uma política de viagens saudável e positiva. Como:

• A política é justa e acessível para todos (do assistente ao CEO)? 
• Quão flexível ela é ou pode ser (para colaboradores com preferências e necessidades próprias)?
• Como está a acessibilidade do documento em termos de compreensão? Ela é fácil de entender ou é ambígua e confusa? 
• Como ela pode ser simplificada para a gestão sob uma perspectiva mais administrativa? 
• É possível automatizar (especialmente aprovações) de alguma forma?

Essas são perguntas que ajudam a clarear e expandir a visão, evitando confusões e falhas ao longo do caminho. 

Passo a passo: como criar uma política de viagens

Agora que você já entende a importância de se manter atualizado e ter uma visão cuidadosa, veja como criar uma política de viagens para acomodar seus funcionários remotos. 

Reservas

Pesquisas e estudos têm o poder de trazer informações com clareza, precisão e confiabilidade para a tomada de decisão. A boa notícia é que eles não são exclusividades de especialistas e ou grandes empresas: você mesmo pode elaborá-los! 

Converse com os seus colaboradores e identifique quais são os perfis, preferências e dificuldades mais comuns entre eles. Isso te ajudará a criar uma política de viagens que atende bem quem fará uso dela.

Alguns preferem fazer as próprias reservas, enquanto outros esperam que o departamento faça por eles, por exemplo. Além disso, algumas informações interessantes que podem ser colhidas são:

• Quais plataformas ou sistemas os colaboradores preferem e ou têm mais facilidade de usar? (Inclui custos? Quais?) 
• Como eles se irão se locomover e onde irão se hospedar? As reservas serão feitas em uma única plataforma ou em várias? 
• É possível efetuar a reserva com antecedência para aproveitar as melhores ofertas? Onde e como elas serão feitas?

Suas pesquisas devem apontar outras dúvidas e pontos interessantes, como ações em caso de emergência, de quanto em quanto tempo ou em quais ocasiões o colaborador deve fazer contato, programa de milhagens, etc.

Custos e reembolso

Uma das abordagens mais efetivas para elaborar um bom plano financeiro é mapear a jornada do seu colaborador.

Quer seja a primeira experiência com viagens corporativas na sua empresa, quer ela já tenha um histórico de viagens passadas, estude o roteiro de quem fará a viagem para identificar custos fixos e variáveis.

De maneira geral, o colaborador precisará reservar passagens aéreas e hospedagem, alugar um carro (ou solicitar transporte por aplicativo), fazer refeições e, é claro, ter um local para trabalhar, como um coworking.

Para este roteiro, seu orçamento deve ser pensado em relação a:

• Qual é o budget diário referente à hospedagem? 
• Quais custos supérfluos o seu budget não contemplará (frigobar, bebidas alcoólicas, etc.)?
• Há alguma especificação quanto à classe (estrelas) do hotel? 
• E quanto a classe do voo (ou ônibus rodoviário)? 
• Em ambos os casos anteriores: qual será a política sobre upgrade? 
• Qual é o budget diário para alimentação? 
• Caso o colaborador use veículo particular, haverá reembolso e ou ajuda de custo? Quais as referências para estacionamento e seguros?
• Seu colaborador terá incentivos para ficar hospedado na casa de amigos e familiares, em vez de em hotéis? 
• A prestação de contas será feita como e em qual momento da viagem?
• Quais recibos são obrigatórios para a empresa efetuar reembolso? 
• Quais são os prazos de entrega destes comprovantes? E em quanto tempo o reembolso será aprovado e realizado? 
• Há algum aplicativo ou software que será usado para facilitar e registrar estas transações?

Exceções

Especialmente ao pensar no budget das viagens, tenha em mente que eventos especiais, datas comemorativas e outras ocasiões pontuais podem interferir diretamente no custo, como feriados e semanas de festivais.

Além disso, cidades menores e maiores divergem bastante em relação aos preços.

Para essas exceções, vale a pena se perguntar sobre a possibilidade de fixar valores especiais para cidades e épocas mais badaladas.

Outro ponto interessante pode envolver um “contato de emergência”, para o caso do colaborador precisar de autorização ou ajuda inesperada.

Vale ressaltar que a pandemia nos lembrou da importância da vacinação em dia e outras medidas de proteção. Por isso, mantenha em mente essas questões de segurança, visto que há países e cidades que exigem vacinação e quarentena.

Melhoria constante

A política de viagens não precisa ser escrita em pedra. Ou seja, não é um documento que, uma vez elaborado, é imutável. Portanto, crie e cocrie com seus colaboradores. Compartilhe com todos e não tenha medo de colher feedbacks e sugestões, afinal, ela será usada por todos.

Também é importante destacar que acomodar seus funcionários remotos vai além da criação de políticas e documentos.

Oferecer a possibilidade de trabalhar em qualquer lugar com o OfficePass do Woba, por exemplo, é uma excelente maneira de atrair e reter talentos, estimular a produtividade e preservar o bem-estar da sua equipe. 

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Texto escrito por Isabella Proença, Redatora freelancer e Bacharel em Administração.