Gestão de RH

8 passos simples e práticos para fazer o onboarding de equipes remotas

Renato Ribeiro
Escrito por Renato Ribeiro em agosto 27, 2021
5 min de leitura
8 passos simples e práticos para fazer o onboarding de equipes remotas
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A palavra “onboarding”, em tradução literal, significa “a bordo” ou “embarque”. Ou seja, trata-se do processo de embarque do novo colaborador à empresa. 

O onboarding de equipes remotas, por sua vez, é fundamental para aproximar os profissionais recém-contratados da empresa, apesar da distância física. Leia este artigo e confira dicas de como estruturar esse processo e integrar seus funcionários de forma leve, agradável e eficiente. 

Antes da pandemia, o trabalho remoto era considerado uma tendência para o futuro. Atualmente, é a realidade de grande parte das organizações — o que é algo incrível, devido à necessidade de distanciamento social.

No entanto, assim como em qualquer outro modelo de trabalho, há alguns desafios envolvidos e um deles é o onboarding de equipes remotas. 

Contratar um novo colaborador para a empresa é uma das principais atividades e maiores responsabilidades do RH, visto que a admissão de funcionários qualificados é essencial para o crescimento do negócio.

No entanto, além de atentar-se às qualificações e habilidades necessárias para o cargo em questão durante o processo de seleção, também é importante dar uma atenção especial à próxima etapa, que consiste, justamente, no processo de contratação. 

Isso porque, mesmo que o profissional contratado preencha todos os requisitos da vaga, é necessário que ele esteja alinhado à cultura da organização.

Além disso, é preciso que tenha conhecimento do escopo do negócio, esteja ciente das suas funções e integre-se à equipe já existente para executar suas atividades da melhor forma possível, atender às expectativas e ficar contente com o trabalho. 

E é exatamente essa a função do onboarding: conduzir a entrada do trabalhador na organização, guiar seus primeiros passos e oferecer o suporte necessário no início da jornada.

O que é onboarding?

Antes de explicarmos o conceito, é importante que você entenda o que o termo representa. A palavra “onboarding“, em tradução literal, significa “a bordo” ou “embarque”. Ou seja, trata-se do processo de embarque do novo colaborador à empresa. 

Para isso, são realizadas uma série de ações e tarefas que envolvem todos os departamentos, a fim de que o funcionário de fato entenda como a companhia funciona, conheça os valores, entenda os objetivos e realmente esteja alinhado com a empresa e seus desafios. 

Como fazer o onboarding de equipes remotas?

Embora o conceito do onboarding de equipes remotas seja igual ao conceito do onboarding presencial, a distância promove algumas diferenças. Afinal, o calor humano contribui para que o profissional se sinta acolhido.

Um sorriso, aperto de mão, olhar compassivo, tapinha nas costas… No trabalho a distância, esses elementos não estão tão presentes.

Entretanto, este não é um ponto negativo e sim uma oportunidade de estruturar com ainda mais empatia o processo de integração do profissional recém-contratado. Confira um passo a passo simples e prático de como fazer um onboarding remoto acolhedor e assertivo.

1. Planeje com antecedência

O planejamento é fundamental em qualquer atividade e não seria diferente em relação ao onboarding de equipes remotas.

Nesse caso, ele se torna ainda mais importante, visto que, a depender da empresa ou do cargo do profissional, são enviados equipamentos para executar o trabalho (inclusive, essa é uma excelente prática para preservar a segurança cibernética dos dados da empresa). 

Portanto, não se esqueça de organizar as datas de envio de materiais ou kit de boas vindas com base na data de início do funcionário.

Além disso, após definir as ações que farão parte do onboarding, não se esqueça de criar um cronograma de acordo com as atividades já desempenhadas na empresa, para não interferir em compromissos agendados anteriormente. 

Ainda está em dúvidas de quais atividades incluir no processo de integração do novo colaborador remoto? Não se preocupe! Nos próximos passos, daremos algumas sugestões.

2. Formalize as boas vindas

Para quebrar o gelo da distância, é importante ser receptivo e deixar claro para o funcionário que ele é bem-vindo. Uma boa forma de fazer isso é enviar um e-mail de boas vindas.

É essencial que a mensagem contenha, além das boas vindas em si, a data e o horário de início de trabalho, o link da reunião inicial e outras informações pertinentes. 

Após o envio, também é interessante ligar para o profissional, tanto para confirmar o recebimento do e-mail, quanto para se colocar à disposição para tirar possíveis dúvidas.

modelo de trabalho híbrido

 3. Alinhe as expectativas

Expectativas desalinhadas podem ser um grande problema entre a empresa e o profissional. Por isso, desde o início, é importante alinhá-las e, assim, evitar desentendimentos futuros.

Para isso, faça uma reunião no primeiro dia e explique como será a jornada de trabalho, de que forma as entregas serão feitas e a maneira que os resultados serão avaliados. Dessa forma, o colaborador se sentirá mais seguro.

Além disso, ouça o que ele tem a dizer. Pergunte o que ele espera da empresa, se há algo que ele queira perguntar ou que esteja precisando para iniciar o trabalho.

4. Apresente a empresa

Ainda durante a reunião, apresente a empresa um pouco mais a fundo, além do que provavelmente já foi explicado durante o processo seletivo. Fale sobre missão, visão, valores, metas, objetivos e o que mais for importante que o colaborador saiba.

A história da organização, por exemplo, pode ser um ponto interessante a abordar para estimular o profissional a dar o melhor de si e sentir que faz parte do atual capítulo da história da organização.

5. Integre à equipe

Uma das etapas mais importantes do onboarding de equipes remotas consiste na integração do novo funcionário. Afinal, funcionários entrosados trabalham em harmonia e apresentam grandes resultados. 

Além disso, colaboradores que têm um bom relacionamento entre si promovem uma cultura colaborativa de forma espontânea, auxiliando uns aos outros em relação a possíveis dúvidas e dificuldades que possam surgir pelo caminho.

Portanto, incentive essa relação por meio de reuniões diárias durante o período de onboarding, mesmo que sejam rápidas, e de outras ferramentas de trabalho remoto em que a equipe possa se comunicar entre si.    

6. Comece por um projeto pequeno

De início, passe para o colaborador um projeto mais simples e ofereça todo o suporte necessário para a execução. Seja generoso em relação a prazos e cobranças e, em caso de erros, oriente ao invés de chamar atenção. 

É importante ter em mente que, mesmo que o profissional já possua experiência no cargo, cada empresa tem métodos e ferramentas de trabalho diferentes. Por isso, é normal que a adaptação leve um tempo.

7. Estabeleça metas mensuráveis

Os resultados devem continuar sendo avaliados no onboarding de equipes remotas, mas de forma realista. Uma boa maneira de medi-los nesse início é por meio de metas mensuráveis, que podem ser semanais, quinzenais ou até mesmo mensais.

Afinal, embora o processo de integração dure alguns dias ou semanas, o período de experiência costuma se estender por até 3 meses.

8. Peça feedback

Por fim, colete o feedback dos seus novos funcionários remotos em relação a todo esse processo. Esse tipo de retorno é valioso, visto que eles estão vivenciando essa experiência do outro lado e, por isso, têm uma visão diferente do que está acontecendo.

Em outras palavras, o melhor jeito de saber se você está passando a mensagem que deseja de maneira clara e objetiva é perguntar ao receptor. A partir desses retornos, caso seja necessário, faça melhorias e adaptações. 

onboarding de equipes remotas

Onboarding do BeerOrCoffee

Aqui no BeerOrCoffe, o processo de onboarding é dividido em 4 dias repletos de atividades, informações e interação com toda a equipe. Confira as principais atividades!

Day 1

O primeiro dia, intitulado como “Boas-Vindas”, é composto por reuniões com as equipes de People (RH), Finance (finanças) e TI, para auxiliar em relação às ferramentas utilizadas no dia a dia

Além disso, o novo colaborador recebe as boas-vindas do time completo, aprende sobre a cultura da empresa, acessa os canais de comunicação mais utilizados e insere sua foto em seus perfis. 

Day 2

No segundo dia, chamado de “Entrando no Clima”, as reuniões com as equipes continuam, mas dessa vez com os setores de Sales (Vendas), Marketing e B.I.& Growth. 

O profissional recém-contratado acessa mais ferramentas usadas pela equipe e faz um curso sobre LGPD, cujo certificado deve ser publicado no canal de comunicação principal da empresa, no Slack. 

Day 3

O terceiro dia segue com reuniões com equipes de outras áreas, como PDD (produto), Customer Success (CS) e Customer Experience (CX) e Supply Ops e há uma reunião sobre a visão geral. 

Day 4

Por último, mas não menos importante, o quarto dia, que finaliza o onboarding, é marcado pelo “Juramento Nômade”, que transforma o profissional em um Nômade oficial do time BeerOrCoffe!

Agora que você já sabe como fazer o onboarding de equipes remotas, comece a fazer seu planejamento agora mesmo.

Inspire-se no conceito de economia colaborativa para enviar equipamentos, criar materiais e propor atividades que agreguem valor à sua equipe remota. 

Quer entender mais sobre o modelo de trabalho híbrido? Acesse nosso guia completo e saiba tudo sobre a tendência do futuro que já é realidade no dia a dia de diversas empresas.

Texto escrito por Isabella Proença, Redatora freelancer e Bacharel em Administração