Gestão de Facilities

Redução de custos operacionais: como o gestor de facilities pode ser útil nesse processo

Renato Ribeiro
Escrito por Renato Ribeiro em maio 27, 2021
5 min de leitura
Redução de custos operacionais: como o gestor de facilities pode ser útil nesse processo
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Promover a redução de custos operacionais é uma das funções do gestor de facilities. Neste artigo, reunimos uma série de dicas e orientações para que você tenha mais facilidade nesse processo. Não deixe de conferir!

O gestor de facilities é o profissional responsável por administrar todos os serviços relacionados à infraestrutura das empresas. Nesse sentido, podemos dizer que essa figura pode contribuir muito com a redução de custos operacionais nas companhias.

Reduzir os gastos, sem perder em eficiência, é algo sempre desejado pelas empresas, principalmente em tempos de crise financeira. Por isso, pode ser de grande valia para as organizações contar com um profissional especializado em gestão de facilities, que pode identificar com mais facilidade o que pode ser enxugado.

O gestor de facilities tem a expertise necessária para que os negócios possam ser bem integrados e coordenados, nos âmbitos estratégicos e operacionais. De tal forma, se pode diminuir os custos e conquistar mais resultados positivos para a empresa.

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6 ações para fazer a redução de custos operacionais na empresa

Ao lado de parceiros, como os gestores de RH e financeiro, o responsável pelas facilities da empresa pode desenvolver diversas ações para fazer a redução de custos operacionais.

Prossiga a leitura, nos tópicos a seguir, e veja algumas ideias interessantes para serem colocadas em prática no seu negócio!

1. Faça um mapeamento de processos internos

Uma boa maneira de começar um plano de redução de custos operacionais é mapear os processos internos da organização.

Para isso, o gestor de facilities precisa passar por todos os setores da empresa e conversar com os líderes de cada área. A ideia é observar como tudo funciona e observar possíveis gargalos.

A partir dos resultados obtidos pelo mapeamento, é possível identificar ações estratégicas para reduzir gastos.

Imagine, por exemplo, que você observou que a empresa gasta muito com ligações telefônicas para falar com os clientes. Nesse caso, podem ser sugeridas opções que gerem menos gastos, como fazer chamadas de voz pelo WhatsApp, que são gratuitas e cumprem a mesma função.

2. Renegocie os contratos vigentes

Para fazer a redução de custos operacionais, é uma boa ideia fazer uma análise minuciosa dos contratos vigentes da empresa. Em muitos casos, é possível fazer cortes bem significativos.

Se você pegar a sua conta de telefone e internet, por exemplo, é bem provável que encontre alguma tarifa de um serviço que a empresa nem sequer utiliza. Em casos assim, vale a pena criar coragem, aguentar a musiquinha chata do call center e solicitar um cancelamento de tudo o que você não usa.

3. Adote políticas para fazer compras

Para reduzir gastos, é importante que sejam adotadas políticas para a realização de compras. Dessa forma, se evita que sejam adquiridos itens ou serviços muito caros, por exemplo.

Uma boa estratégia a ser adotada é sempre solicitar pelo menos três orçamentos antes de comprar um equipamento. Assim, você poderá comparar os preços e condições de pagamento dos produtos.

A ideia é que se possam fazer escolhas mais conscientes, comprando os produtos que tiverem melhor preço ou custo-benefício para a companhia.

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4. Faça parcerias com fornecedores

Se você encontrar um bom fornecedor, também pode fazer parcerias para conseguir condições especiais de pagamento.

Vamos supor que a sua empresa tenha uma grande demanda de folhas de ofício e materiais de escritório. Nesse caso, pode fazer parceria com uma papelaria, se comprometendo a sempre comprar deles.

Em troca, a papelaria deverá concordar em trabalhar com uma política de descontos, para que as compras sejam vantajosas para você.

5. Desenvolva campanhas de conscientização sobre o desperdício

Para fazer a redução de custos operacionais, o gestor de facilities também pode desenvolver campanhas de conscientização sobre o desperdício.

Instrumentos de comunicação interna, como newsletter e blog corporativo, podem ser usados para despertar nos colaboradores a consciência voltada para evitar os desperdícios.

O objetivo dessa ação é fazer com que os funcionários entendam a relevância de ações simples, como apagar a luz de uma sala que não está sendo ocupada. Isso pode resultar em uma redução significativa na conta de energia.

Também é uma boa ideia promover ações de endomarketing, voltadas para a preservação do meio ambiente e dos recursos naturais. A empresa pode presentear os colaboradores com canecas personalizadas e eliminar o uso de copos descartáveis, por exemplo.

Dessa maneira, além de preservar o meio ambiente, também se reduzem custos na empresa. No final, todos saem ganhando e a empresa ainda pode se posicionar como uma organização verde.

6. Adote a cultura do anywhere office

Você sabia que, depois da folha de pagamento, o custo de aluguel ou manutenção de escritório é o mais alto das empresas? Uma solução para reduzir esse custo é a adoção do anywhere office.

Trata-se de uma cultura em que os colaboradores podem desenvolver as suas atividades em qualquer local. Eles podem trabalhar em coworkings, em casa, em bibliotecas, em cafeterias, em hotéis ou em qualquer local em que desejarem.

O anywhere office é uma tendência global e que foi acelerada por conta da pandemia da Covid-19. A ideia é que se reduza a quantidade de colaboradores no escritório, o que gera menos custos para a companhia.

Inclusive, a sua empresa poderá assinar serviços de plataformas de coworkings, como o OfficePass, do BeerOrCoffee. Dessa forma, os funcionários da organização poderão trabalhar em escritórios compartilhados, localizados em praticamente todas as capitais e grandes cidades do Brasil.

Esses espaços são muito bem equipados, com toda a infraestrutura que os colaboradores precisam para executar as suas funções. Além disso, eles poderão ter rotinas mais flexíveis e fazer os agendamentos por meio de um aplicativo.

Com as nossas dicas, você, gestor de facilities, terá mais facilidade ao implementar a redução de custos operacionais na sua empresa.

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Abaixo, você confere o vídeo do Engenheiro de Facilities do Banco Inter, Pedro Quadros. Com as soluções do BeerOrCoffee, a instituição chegou a economizar mais de R$ 1 milhão por ano.

Texto de Lucas Flores – Relações Públicas e mestre em Letras, Cultura e Regionalidade. Desde 2013, trabalha com produção de conteúdo para web e há cerca de um ano trocou o interior do Rio Grande do Sul por Porto Alegre.