Reunião

Saiba como evitar a exaustão causada por reuniões online — ou "Zoom Fatigue"

Renato Ribeiro
Escrito por Renato Ribeiro em abril 1, 2021
5 min de leitura
Saiba como evitar a exaustão causada por reuniões online — ou
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Você já ouviu falar no “Zoom Fatigue”? Trata-se um fenômeno resultante da exaustão causada por reuniões online. Veja dicas para evitar esse problema na sua empresa.

Já não é novidade para ninguém que a pandemia fez com que as empresas mudassem a forma de trabalhar. O problema é que tais mudanças também fizeram com que novas patologias ocupacionais surgissem, como a exaustão causada por reuniões online.

É provável que, nas primeiras semanas da pandemia, você tenha feito prints das telas do computador e publicado nas redes sociais, achando bem empolgante essa nova maneira de se reunir com os colegas de escritório.

Mais de um ano depois, a novidade perdeu a graça para muitos. O desafio não tem a ver com as reuniões online em si, mas com o excesso delas. Os encontros virtuais em exagero podem causar uma grande exaustão, que prejudica a produtividade dos colaboradores.

Para saber mais sobre o tema, siga lendo o artigo e veja algumas soluções para acabar com esse problema de uma vez por todas.

“Zoom Fatigue”: entenda o novo fenômeno do meio organizacional

Antes de apresentarmos as soluções para a exaustão causada pelas reuniões online, é importante que você entenda mais sobre o “Zoom Fatigue”. Trata-se de um novo fenômeno do meio organizacional, que afeta a saúde mental dos trabalhadores.

Como o nome  indica, o “Zoom Fatigue” faz referência ao Zoom, um dos mais populares aplicativos de videoconferência, revelando uma fadiga em que nosso cérebro fica submetido diante de diversos encontros online por dia.

O contato presencial anulado e a necessidade de interações reais tem feito com que os trabalhadores se sintam cansados. Isso encontra uma explicação na psicologia.

Em entrevista à revista Veja, o psicólogo Alberto Filgueiras, do Instituto de Psicologia da Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), declarou o seguinte: “Como somos animais sociais, perceber pistas no contato direto é natural, requer pouco esforço cognitivo e pode estabelecer bases para relações mais íntimas, como a amizade”.

Porém, tais habilidades não são tão facilmente executadas em ambientes online, como o Zoom. 

Ainda de acordo com Filgueiras, “no caso de uma chamada de vídeo, essa habilidade é parcialmente prejudicada. Além disso, a imagem da galeria onde todos os participantes da reunião aparecem desafia a visão do cérebro, forçando-o a decodificar tantos indivíduos simultaneamente, que nada é absorvido de maneira significada, o que gera tensão e estresse”.

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Evitando a exaustão causada por reuniões online: veja 4 dicas

Para que você possa evitar a exaustão causada por reuniões online e alcançar a atenção plena no trabalho, temos algumas dicas. Confira e coloque em prática na sua empresa!

1. Saiba quando se comunicar de forma síncrona ou assíncrona

As ferramentas de comunicação síncronas são aquelas em que é necessária a participação de todos os envolvidos na conversa em um mesmo instante e ambiente. É o caso das reuniões feitas pelo Zoom, tendo em vista que a conversa funciona como um encontro presencial, em que todos podem ouvir e falar no mesmo espaço e tempo.

Por sua vez, os recursos de comunicação assíncrona são aqueles que não exigem que emissor e destinatário das mensagens ocupem o mesmo tempo e espaço. É o caso dos e-mails, das plataformas de mensagens como o Slack, dos sistemas de gestão como o Trello, entre outros.

Para evitar o cansaço da equipe, antes de convocar uma reunião online, portanto, pense se não é possível passar essa mensagem de forma assíncrona. Para avisos, comunicados e assuntos que não são urgentes, esse tipo de comunicação é a mais indicada.

Deixe as reuniões síncronas apenas para atividades em que a participação de todos ao mesmo tempo é essencial, como uma discussão sobre o planejamento estratégico, por exemplo.

2. Defina uma pauta para as reuniões online

Para que as reuniões online sejam mais produtivas e não se tornem muito longas, é imprescindível que elas tenham pautas definidas — e, claro, devidamente cumpridas na hora do encontro.

Elabore um documento com tudo esclarecido e as envie aos participantes com antecedência. Assim, você evita que as pessoas saiam do assunto e a reunião não se torna cansativa para os colaboradores.

3. Promova uma pessoa a líder do encontro

Para evitar a exaustão causada por reuniões online, uma boa ideia é promover uma pessoa a líder do encontro. 

Esse usuário deverá fazer às vezes de mediador e organizar os turnos de fala, para evitar que todos falem ao mesmo tempo.

Além disso, o líder também precisa ter a expertise necessária para cortar assuntos que não estão na pauta. Isso tudo contribui para que os encontros sejam mais rápidos e produtivos.

4. Limite a duração da reunião

É importante que as reuniões online tenham um limite de duração. É claro que, eventualmente, o encontro pode se estender, mas ter um tempo máximo pré-definido é ideal para evitar que o tempo vá muito além do planejado.

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De volta ao presencial: conheça o Escritório Mais Seguro

Conforme as formas de combate à pandemia avançam no Brasil e no mundo, aos poucos, a tendência é que voltemos a ocupar os espaços presenciais para reuniões e encontros. 

Embora o anywhere office, ou seja, o trabalho realizado em qualquer local, ganhe cada vez mais destaque em todo o mundo, as reuniões presenciais, assim como os cursos, palestras e outros eventos voltarão às nossas rotinas.

Pensando nisso, o BeerOrCoffee, a maior plataforma de escritórios flexíveis do país, se uniu à Sercon, uma empresa que é referência em Saúde e Segurança do Trabalho. 

A partir dessa união, foi criada a Certificação Escritório Mais Seguro. Para receber esse certificado, os coworkings ou demais estabelecimentos de trabalho precisam cumprir um guia com medidas preventivas rigorosas ao coronavírus.

O guia foi elaborado a partir de recomendações de médicos, cientistas e órgãos de reconhecimento internacional, como a Organização Mundial da Saúde (OMS), a Occupation Safety and Health Administration (OSHA) e a Associação Nacional de Medicina do Trabalho (ANAMT).

Ao frequentar um ambiente com a certificação Escritório Mais Seguro você evita a exaustão causada por reuniões online. Ao mesmo tempo, garante uma movimentação mais segura, com menos chances de ser contaminado pelo novo coronavírus.

Gostou dessa ideia e quer marcar as suas reuniões nas salas de escritórios parceiros do BeerOrCoffee e que já receberam a nossa certificação? Se sim, acesse o nosso site e reserve agora mesmo.

Texto de Lucas Flores – Relações Públicas, mestre em Letras, Cultura e Regionalidade e produtor de conteúdo para Web.