Produtividade remota: confira técnicas simples de colaboração a distância entre equipes

Destacamos alguns dados e tendências do trabalho remoto; apontamos as principais ameaças do trabalho a distância; e, mais importante, sugerimos técnicas práticas e simples de produtividade a distância.

Nos últimos anos, especialmente em 2020, as equipes remotas se tornaram essenciais para as empresas dos mais diversos tamanhos e áreas de atuação. Fenômenos inesperados como a pandemia do coronavírus contribuíram para “antecipar” o futuro em alguns anos.

Diante dessa realidade, o modelo de trabalho conhecido como Anywhere Office — ou seja, o trabalho realizado em qualquer lugar — ganhou força, em detrimento do escritório tradicional, que vem perdendo força por conta de diversos acontecimentos do mundo. 

Apesar de contar com uma série de benefícios óbvios, como a economia de tempo e de recursos e a liberdade de escolher o ambiente de trabalho, os profissionais que atuam remotamente enfrentam desafios como a produtividade a distância e o alinhamento das equipes.

Para Terri Griffith, autora do livro The Plugged-In Manager, “quase todas as equipes são virtuais hoje. É necessária uma combinação cuidadosa de pessoas, tecnologia e processos para obter valor de trabalho virtual”. 

Neste texto, destacamos alguns dados e tendências do trabalho remoto; apontamos as principais ameaças do trabalho a distância; e, mais importante, sugerimos técnicas práticas e simples de produtividade a distância. Confira!

Tendências e números do trabalho remoto

As tendências e os números do trabalho remoto a seguir são embasados em estudos e experiências de algumas das maiores e mais respeitadas empresas e universidades do mundo.

Crescimento no mundo 

O relatório Estatísticas de Trabalho Remoto para 2019, da FlexJobs, mostrou que entre 2016 e 2017 o trabalho remoto cresceu 7,9%. Além disso, o estudo apontou que nos últimos cinco anos a força de trabalho remota aumentou 44%; nos últimos 10 anos, 91%; e nos últimos 12 anos, 159%. Isso mostra uma grande crescente do trabalho remoto.

Bem-estar no trabalho

Em 2016, Phyllis Moen e Erin L. Kelly (da Universidade de Minnesota e do MIT, respectivamente) estudaram colaboradores de empresas da Fortune 500 e fizeram testes com algumas equipes que estavam vivendo experiências de trabalho remoto e horário flexível. 

O grupo remoto estudado apontou “níveis mais altos de satisfação no trabalho e níveis reduzidos de burnout e estresse psicológico” do que os funcionários não remotos. Esses profissionais da pesquisa também puderam reduzir o número de reuniões, o que aumentou a produtividade e ajudou no equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Para Phyllis Moen, da Universidade de Minnesota, “os trabalhadores de hoje são bombardeados por conselhos sobre como conciliar o trabalho e a vida familiar. Nosso estudo deixa claro que as iniciativas organizacionais, incluindo programas que promovem maior flexibilidade e controle para os trabalhadores, bem como maior apoio do supervisor, são necessárias”.

Mais engajamento

Segundo o relatório Gallup State of the American Workplace, os níveis de engajamento para trabalhadores remotos cresceram. A pesquisa da Gallup apontou que os colaboradores remotos são um pouco mais engajados (32%) do que os profissionais que atuam nos escritórios tradicionais (28%).

Além disso, o estudo mostrou maioria das pessoas que trabalham remotamente têm um senso de pertencimento mais forte em relação às equipes que atuam na sede da empresa. O sentimento por parte das equipes a distância é de que suas “opiniões parecem contar”, ainda que a comunicação seja feita somente pela internet.

Férias dos trabalhadores remotos

Segundo o estudo State of Remote Work de 2019, da Buffer, 32% dos profissionais remotos contam com férias ilimitadas. Apesar disso, a maior parte deles tira de duas a quatro semanas de folga no decorrer de um ano. É provável que isso tem a ver com a flexibilidade que existe em uma rotina remota. Quando as pessoas têm mais liberdade e controle sobre seus horários, elas ficam menos estressadas e não sentem tanta necessidade de férias como se trabalhassem no escritório tradicional. 

Mais produtividade

Um estudo da universidade Stanford de 2012 apontou que a flexibilidade do trabalho remoto pode ser essencial para aumentar a produtividade. O professor Nick Bloom, do departamento de economia de Stanford, estudou o desempenho de equipes da CTrip.com, uma companhia com sede em Xangai, avaliada em bilhões de dólares.

Bloom e seus colegas compararam a eficiência das pessoas que trabalhavam remotamente quatro dias por semana em relação às equipes que atuavam no escritório convencional. A pesquisa apontou que a transição para o universo remoto aumentou a produtividade dos profissionais em 13%. 

Os pesquisadores disseram que esse aumento da produtividade se deu por duas questões: pausas mais curtas (9%); ambiente de trabalho menos perturbador (4%). Além disso, as equipes ficaram mais tempo na empresa e destacaram um nível mais alto de felicidade em relação aos seus colegas que não trabalhavam remotamente. 

Mais foco

Uma equipe de pesquisadores apontou que o ambiente de trabalho afeta a concentração dos colaboradores. De 2008 a 2014, por exemplo, o número de profissionais que disseram não conseguir se concentrar em sua mesa aumentou 16%. Ao mesmo tempo, o número de equipes que não consegue ter acesso a locais silenciosos para focar nas suas atividades cresceu em 13%. Além disso, o número de profissionais que estão mais preocupados com sua privacidade no ambiente de trabalho cresceu 74% em dez anos.

Dicas para otimizar a colaboração a distância

As vantagens da colaboração virtual são diversas e quase sempre óbvias. Afinal, os funcionários têm a liberdade de escolher onde e como trabalhar, o que permite que as empresas tenham acessos aos melhores talentos do mundo, independentemente de onde estejam.  

No entanto, manter as equipes remotas alinhadas pode se tornar um grande desafio para qualquer gestor, mesmo aquele que tem experiência em liderar times remotos. A seguir, vamos trazer ideias e estudos de caso para otimizar a colaboração a distância.

produtividade a distância

Organização do trabalho

Quanto maior a equipe virtual, menos os profissionais tendem a comunicar. Um estudo feito por algumas universidades europeias apontou que a produtividade e a comunicação de forma geral tendem a sofrer com times que contam com mais de 20 pessoas.

Com o objetivo de evitar ruídos de comunicação, é essencial que todos os colaboradores estejam bem alinhados em relação às regras básicas das tratativas dos relacionamentos interpessoais — seja um processo de login ou para acessar um determinado sistema de relatórios. 

Uma vez que as equipes são diferentes, elas precisam estabelecer uma co-criação na qual os processos fiquem claros para todos os membros do time. A partir disso, criar um sentimento de responsabilidade costuma funcionar bem para motivar os membros da equipe. 

Para fazer com que todos estejam mais integrados e se sintam valorizados, você como gestor pode:

  • Deixar os colaboradores assumir responsabilidades pelo sucesso do projeto e certificar-se de que todos os integrantes da equipe estão cientes da contribuição dos colegas. Dentro de um time virtual, é mais fácil não ter muito controle sobre as devidas responsabilidades e a carga de trabalho que cada um está assumindo. Por isso, delegar tarefas e responsabilidades de forma clara ajuda a construir confiança entre a equipe distribuída. Com isso, os objetivos e as expectativas ficam mais fáceis de serem, respectivamente, alcançados e atendidas;
  • Destacar resultados de curto prazo nas reuniões semanais e celebrar metas maiores à medida que elas são realizadas;
  • Pensar em enviar e-mails regularmente para agradecer e elogiar pelos bons resultados — todo mundo gosta e anseia por reconhecimento. Tony Hsieh, CEO da Zappos, por exemplo, não mede esforços para ter uma empresa reconhecida por uma sua excepcional cultura organizacional. Ele tem o costume de enviar cartas motivacionais abertas para encorajar seus colaboradores, deixando claro que eles fazem parte de uma “estrutura de felicidade”;
  • Além dos elogios verbais, considerar em oferecer benefícios aos seus colaboradores, como cursos online, uma pequena lembrança personalizada e outros mimos;

No BeerOrCoffee (que é uma empresa 100% remota e conta com colaboradores em diversas cidades e países), usamos o Notion, um aplicativo e site que integra tarefas, wikis e bancos de dados. 

Nele, cada membro da equipe pode ver o que os outros estão trabalhando no momento. Assim, é possível entender as responsabilidades de cada um e checar se as tarefas estão alinhadas com os objetivos da empresa. 

Comunicação entre equipes, com clientes e parceiros

Os integrantes da sua equipe remota estão privados do acesso ao cafezinho no corredor da empresa, que, segundo estudos da Gallup, aumentam a produtividade do time de maneira significativa. Por isso, é essencial garantir que os colaboradores mantenham diálogos constantes com seus colegas. 

Para compensar a falta de comunicação pessoal, você pode tentar organizar videochamadas informais. No BeerOrCoffee, por exemplo, a cada 15 dias um bot sorteia uma dupla de colaboradores para que eles façam uma conversa de 15 minutos sobre suas vidas pessoais — nesses encontros, é terminantemente proibido falar de trabalho .

Um outro ritual que tem no BeerOrCoffee, a fim de aproximar as pessoas e melhorar os relacionamentos, é o Happy Hour Nômades. Nesse encontro que acontece semanalmente e conta com a presença de todas equipes da empresa, a empresa recebe convidados para tratar de discussões relacionadas à igualdade de gênero, racismo, educação e diversos outros problemas sociais.

Evidentemente, a atmosfera geral dentro da equipe depende de cada colaborador, mas, uma pesquisa da American Psychological Association aponta, o gestor desempenha um papel especial. Com base na experiência de 40 times remotos espalhados em diversas parte do mundo, os estudiosos concluíram que, “quando o líder se comunicava com frequência, o membro da equipe virtual tinha muito mais probabilidade de contribuir para a tomada de decisão em equipe”.

“Dentro da equipe de sucesso do cliente que lidero, estou sempre disponível para discussões abertas, brainstorming de melhorias e obter feedbacks sobre várias ideias (a crítica construtiva também é bem-vinda!)”, disse Nic Bryson, VP de sucesso do cliente na Wrike, plataforma de gerenciamento de trabalho.

Por sua vez, Roberta Vasconcellos, CEO do BeerOrCoffee, sempre destacou a sua missão de conectar as pessoas. Dentro do propósito da empresa da qual lidera (permitir que empresas e pessoas trabalhem com mais liberdade e, consequentemente, felicidade), ela faz questão de atender seus clientes e parceiros de maneira única e especial (para isso, tem equipes que cuidam exclusivamente desses públicos). 

Além disso, em relação aos profissionais do BeerOrCoffee, apesar de contar com equipes remotas em várias partes do mundo, ela e seus sócios fazem questão de reunir todos colaboradores em um Retreat — um momento anual em que todos os times se encontram pessoalmente para trocar experiências.

Importância da colaboração

Um dos maiores obstáculos para as time virtuais é a dificuldade de acesso a informações relevantes de um determinado projeto. Por isso, compartilhar as informações de maneira devida é essencial para manter o fluxo de trabalho transparente. 

A pesquisa 2020 Trends in Global Virtual Work — realizada em maio de 2020, com quase 2.700 entrevistados, de 106 países, todos colaboradores de grandes organizações — apontou que “estar engajado e colaborativo faz parte de ser um bom colega de equipe virtual para 92% dos entrevistados, mas culturas diferentes interpretam o termo colaborativo de maneiras diferentes. Portanto, não é surpreendente que as pessoas possam interpretar mal os comportamentos como não ser colaborativo quando, na verdade, seus colegas estão trabalhando duro para apoiar o time”. 

Conclusões 

Entre as conclusões da pesquisa 2020 Trends in Global Virtual Work, podemos destacar que:

  1. As preocupações pessoais sobre trabalhar em casa incluem problemas técnicos e a responsabilidade de ter crianças presentes no lar, fazendo a movimentação natural do lar;
  2. Entre os desafios para a transição para o trabalho remoto, a pesquisa identificou pontos como acesso lento aos dados, falta de interação presencial, distração ao redor, falta de motivação etc;
  3. Alguns entrevistados acham que são mais efetivos no home office; outros trabalham muitas horas com pouca eficiência; há quem trabalhe menos horas também;
  4. As diferenças de gerações incluíam coisas como incapacidade de adotar novas tecnologias, impaciência para promoções rápidas, falta de experiência e ausência de flexibilidade;
  5. Além das diferenças culturais, os entrevistados também destacaram o fato de as pessoas terem diferentes condições físicas e circunstâncias de vida variadas;
  6. A diversidade é apontada como uma meta — alguns abraçam seu valor de forma natural, mas outros apontam a necessidade de padrões de desempenho baseados na meritocracia;
  7. Ao usar câmeras, os entrevistados estão preocupados com a presença total e os sons ambientes dos entes da família.

E então, você se identificou com as ideias trazidas neste texto? Esperamos que tenhamos ajudado no desafio de implementar uma política de trabalho remoto que permite as mais diversas vantagens, como mais qualidade de vida e flexibilidade para os colaboradores, menos gastos, mais produtividade e mais resultados.

Vale lembrar que não existe uma receita de bolo ou uma verdade absoluta. Como é tudo muito novo, estamos aprendendo juntos e, por isso, agora você precisa encontrar seu próprio mix de métodos e ferramentas para obter o melhor das equipes remotas.

Para saber mais sobre esse desafio de trabalho a distância, entenda agora mesmo o que é “Anywhere Office” e como essa cultura pode beneficiar sua empresa.

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