Passo a passo do trabalho remoto: home office em tempos de coronavírus

O Coronavírus, também conhecido como COVID-19, está causando mudanças no comportamento das pessoas em todo mundo.  Em relação ao mercado de trabalho, poucas empresas contam com planos de contingência para lidar com uma equipe remota imediatamente.

Diante da atual realidade, o trabalho remoto em home office faz-se cada vez mais necessário para as pessoas enquanto profissionais individuais ou um time. Nesse sentido, nós do BeerOrCoffee decidimos compartilhar aquilo que fazemos em nosso dia a dia. Afinal, somos uma empresa 100% remota e vamos mostrar o que aprendemos em quase 5 anos de trabalho remoto. 

Dentro dessa perspectiva, vale lembrar que, atualmente, vivemos uma pandemia do COVID-19, mas amanhã pode ser outro tipo de emergência.
Assim, construir uma infraestrutura que permite o trabalho remoto é vital para o sucesso das organizações e dos seus colaboradores.

Neste texto você poderá dar os primeiros para executar um trabalho remoto de sucesso na sua empresa e na sua carreira. Aproveite!

O que é trabalho remoto

O trabalho remoto é a execução de atividades profissionais que podem ser realizadas de qualquer lugar. Basta ter os equipamentos necessários — como um computador e um smartphone — e uma boa conexão à internet. 

Dessa forma, independentemente de você adotar o trabalho remoto em home office ou trabalhar em um café, em uma biblioteca, em um coworking, na montanha ou na praia, você estará trabalhando remotamente.

O site Remote Year aponta que “o trabalho remoto é um estilo de trabalho que permite aos profissionais trabalhar fora de um ambiente de escritório tradicional. É baseado no conceito de que o trabalho não precisa ser feito em um local específico para ser executado com sucesso”.

Isso significa que não necessariamente você precisa estar no mesmo espaço físico que seu gestor, subordinados ou pares. A ideia é que as pessoas tenham a flexibilidade de projetar seus dias para que a vida profissional e a pessoal coexistam pacificamente.

Nesse sentido, vale lembrar que aconteceram diversas mudanças culturais em relação ao que a sociedade considera um local de trabalho apropriado. Com isso, o trabalho remoto vem conquistando um destaque cada vez maior no mundo corporativo. 

No caso do BeerOrCoffee, vale destacar que a empresa é 100% remota desde a sua fundação, em 2015. Atualmente, na data da publicação deste post (março de 2020), a empresa conta com cerca de 60 funcionários, de quatro nacionalidades diferentes, espalhados em cinco países e em mais de 10 cidades.

Nesses quase 5 anos de empresa, aprendemos muito, mas continuamos aprendendo. Afinal, o trabalho remoto é um processo de evolução contínua e ele não conta com uma receita ou fórmula mágica.

Como as pessoas trabalham remotamente

Como dissemos, não há uma fórmula para o trabalho remoto em home office. Isso é, justamente, a beleza desse modelo — as pessoas podem optar por executar suas atividades da maneira que faça mais sentido para as suas vidas.

O BeerOrCoffee, por exemplo, adotou o trabalho remoto em sua totalidade. Ao mesmo tempo, há empresas que abraçam essa cultura de maneira parcial, o que permite que as pessoas trabalhem do local que quiserem durante uma, duas ou três vezes na semana.

Em um dia típico no BeerOrCoffee, a maior parte dos nômades (como são chamados os colaboradores da empresa) trabalha em coworkings. Afinal, somos uma plataforma de escritórios compartilhados e contamos com mais de 1.000 espaços de trabalho em todo Brasil. 

Eventualmente, também há encontros presenciais. No entanto, isso não é uma questão obrigatória. Às vezes, eles optam home office. Isso acontece porque, como dissemos, o lugar não importa — pode ser qualquer um.

O mais importante é que o trabalhador remoto do BeerOrCoffee e de qualquer outra empresa aproveite ao máximo a liberdade (com muita responsabilidade, que fique claro) e as oportunidades que esse modelo lhes proporciona. 

Com isso, as pessoas estão levando o trabalho remoto para diferentes cidades e países — seja em casa, no hotel, no coworking ou no café —, o que faz com que o modelo ganhe cada vez mais adeptos. 

Agora que você conhece mais sobre o trabalho remoto e como as pessoas trabalham dessa forma, vamos mostrar algumas das melhores práticas desse modelo. Primeiro, começaremos por aquilo que você não deve fazer.

trabalho remoto em home office

Os primeiros passos no trabalho remoto: o que não fazer 

Para quem está começando, é muito importante estar atento ao que não fazer neste momento. Por isso, seguem algumas orientações:

  • Evite checar se todos estão online o tempo todo: ter confiança nos colegas de trabalho é essencial para executar as atividades de forma remota com sucesso;
  • Não utilize diversas ferramentas de uma vez: muitos aplicativos precisam de um tempo para serem utilizados de forma eficiente. Por isso, é importante que você e sua equipe deem um passo de cada vez;
  • Cuidado com a comunicação no Whatsapp: neste app, as informações ficam soltas e podem se perder facilmente;
  • Cuidado com o excesso de informações: a comunicação tem de ser síncrona, ou seja, em tempo real. Ao mesmo tempo, ela tem de ser assíncrona, isto é, as pessoas também precisam de comunicações não instantâneas e de discussões mais estruturadas;
  • Não se apavore: você pode, por exemplo, definir uma ferramenta que possibilita as comunicações síncrona e assíncrona (o Slack, por exemplo, permite isso);
  • Não meça o sucesso trabalhado em horas: o importante é que as expectativas estejam alinhadas. É preciso acompanhar o progresso de cada membro da equipe por meio de projetos realizados;
  • Não abrace o mundo: no BeerOrCoffee, sempre buscamos fazer as coisas seguindo a máxima do menor esforço para o maior resultado. Por isso, liste aquilo que é mais importante e execute uma tarefa por vez.

A seguir, mostramos ideias e ferramentas para você executar o trabalho remoto em home office — seja na sua empresa ou de maneira individual.

Trabalho remoto na prática: como aplicar modelo agora mesmo

Trabalhar remotamente já é uma estratégia amplamente utilizada por diversas empresas e profissionais. Agora, com a pandemia do coronavírus, muitas empresas liberaram seus funcionários para o home office.

Mas como o modelo funciona na prática? Por se tratar de uma nova abordagem, é necessário fazer algumas adaptações na rotina. 

A utilização de algumas ferramentas tecnológicas, por exemplo, se torna ainda mais necessária quando uma equipe não está sob o mesmo teto. 

Não é tão simples, mas com planejamento e organização é possível alcançar inúmeros benefícios. A seguir, mostramos uma lista com as ferramentas que utilizamos no BeerOrCoffee.

Ferramentas para executar o trabalho remoto

Seja para a comunicação interna ou para a organização dos processos da empresa, as ferramentas tecnológicas estão à disposição para te ajudar. 

Quando uma empresa opta por trabalhar de forma total ou parcialmente remota, é necessário estabelecer quais desses programas podem ser úteis. 

Abaixo, listamos algumas das principais opções que facilitam muito a gestão e execução de tarefas de um time remoto. 

Apesar de termos muitas opções, tome o cuidado de ir devagar e utilizar somente aquelas ferramentas que se aplicam à sua realidade.

trabalho remoto em home office

SLACK

De acordo com o site da plataforma, “no Slack, as equipes trabalham em canais, um local que centraliza o envio de mensagens, as ferramentas e os arquivos. Assim, todos economizam tempo e trabalham em equipe”. 

Portanto, ele pode ser seu escritório virtual, como fazemos no BeerOrCoffee. No Slack, temos um canal principal, com todos integrantes da empresa. 

Também há os canais de cada setor, nos quais, normalmente, apenas os integrantes do time em questão estão incluídos. Além disso, podemos iniciar uma conversa particular com qualquer um dos integrantes da empresa.

ZOOM

Com uma boa conexão de internet você pode pode organizar uma reunião online com a sua equipe. O Zoom é um programa que tem essa função. 

No BeerOrCoffee, fazemos questões da câmera ligada. Dessa forma, podemos ver as pessoas, o que humaniza a comunicação.

Na ferramenta, fazemos reuniões com toda equipe, sobre objetivos e metas, e encontros entre os times e com nossos parceiros de negócios.

TANDEM

É muito comum você precisar perguntar um detalhe rápido para algum colega, mas querer conversar por voz. 

Para isso, existe o Tandem, um programa que oferece várias salas virtuais de chamada de voz para o workspace de uma empresa.

Você pode ficar logado constantemente e, quando alguém precisar falar com você, basta a pessoa entrar e te dar um alô.

TRELLO

O Trello é uma ferramenta de organização de tarefas, que funciona bem como uma “checklist” semanal daquilo que estamos fazendo no dia a dia. 

No BeerOrCoffee, inserimos os projetos e designamos tarefas aos responsáveis por cada uma delas, além de estabelecer os prazos e inserir comentários pertinentes.

Cada time pode ter o seu quadro no Trello e o manter atualizado para saber o que deve ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído em cada semana.

NOTION

Em uma grande empresa, com diversas equipes e áreas de desenvolvimento, pode ser fácil ficar perdido em meio a tantos projetos. Por isso, tanto presencialmente quanto de forma remota, é necessário se organizar. 

Para facilitar a organização do trabalho remoto na prática, você pode utilizar o Notion, como fazemos no BeerOrCoffee. Trata-se de uma plataforma de organização de projetos que permite a criação de diversas páginas dentro de um workspace para que toda equipe possa acompanhá-los.

AIRTABLE

O Excel pode ser ótimo para criar gráficos e fazer análises matemáticas. Mas, para manter o controle de dados mais completos, o Airtable é ainda melhor. 

Além de a plataforma oferecer diversas funções e interfaces, é fácil criar, editar e compartilhar tabelas com informações importantes. É possível criar etiquetas, estabelecer datas e incluir arquivos e links.

TYPEFORM

Nunca foi tão importante entender quais são as demandas internas e externas. Na era da informação, coletar esses dados se tornou um dos principais recursos para as organizações modernas. 

Por isso, contar com uma ferramenta de criação de formulários de pesquisa é essencial. E o Typeform executa esse papel com eficiência e simplicidade.

GSUITE

Todo mundo conhece o site de buscas Google. E a maioria das pessoas também já utiliza diversas ferramentas da empresa, como o e-mail e o serviço de armazenamento na nuvem. 

trabalho remoto em home office

Mas as empresas também podem desfrutar de vários recursos do Google com o GSuite, “um pacote com tudo que você precisa para trabalhar melhor e de modo integrado no seu computador, smartphone ou tablet”, como o próprio site define.

Toda equipe tem acesso aos programas de comunicação (como Gmail e Hangouts), de criação de arquivos (como o Documentos e o Apresentações), de armazenamento (Drive) e de gerenciamento de dispositivos e dados (como Workinsights e Admin Console). Além disso, a maioria dos programas que citamos aqui tem integração com todos os aplicativos do GSuite.

Agora que mostramos algumas das ferramentas utilizadas no Trabalho Remoto no BeerOrCoffee, vem a pergunta: o trabalho remoto é pra mim? No próximo capítulo, mostramos do que você precisa para se tornar um trabalhador remoto.

Habilidades e competências do trabalhador remoto

Para quem está começando, é muito importante saber sobre as habilidades e competências que precisa desenvolver ou otimizar. A seguir, listamos as principais. 

Tenha uma rotina

O trabalho remoto é sinônimo de ter liberdade com responsabilidade. No escritório tradicional, você tende a ter uma rotina com facilidade. Mas, em casa, em um coworking novo ou em um café, as coisas são diferentes. 

Por isso, seguir uma rotina matinal é essencial para seu sucesso. Tomar banho, vestir-se para o trabalho (ainda que em casa) e organizar o ambiente, por exemplo, é vital para sua produtividade e seu estado mental. 

Faça a gestão do seu tempo

No trabalho remoto em home office, inevitavelmente, você precisa desenvolver a habilidade de gerenciar o seu tempo. No BeerOrCoffee, por exemplo, todos colaboradores têm autonomia para tomar decisões importantes.

Por isso, cada um faz a gestão do seu tempo. Você pode, por exemplo, controlar suas tarefas em plataformas como o Trello ou o Google Agenda.

Tenha a certeza que tudo muda o tempo todo

A incerteza é a certeza que temos no universo do trabalho remoto. Isso quer dizer que os cenários podem mudar rapidamente e você precisa desenvolver a competência da adaptabilidade. 

Diferenças de fuso horário, barreiras de idioma, prazos apertados, conexão instável à Internet, entre outras questões, são alguns fatores que exigem que o trabalhador remoto precisa se adaptar e, como diz o ditado, dançar conforme o ritmo da música.

Trabalhador remoto produtivo e feliz

Com o contexto da sua equipe alinhado e o seu espaço de trabalho designado, agora é hora de pensar em como mudar seus hábitos habituais para trabalhar em um ambiente remoto. 

A parte mais importante da produtividade pessoal (remota ou não) é o gerenciamento de tempo. Cada um funciona de uma forma, é claro. Por isso, definir limites entre as atividades pessoal e profissional, controlar a agenda e otimizar o ambiente são questões essenciais.

Além disso, é preciso se divertir com o trabalho remoto. Afinal, só assim você conseguirá produzir em sua máxima capacidade. No BeerOrCoffee, temos a diversão como um dos nossos princípios. Dessa forma, conseguimos executar as atividades de forma mais leve e eficaz.

No entanto, sabemos que as coisas não acontecem da noite para o dia. Por isso, não desanime se estiver fracassando no seu começo como um trabalhador remoto. Se isso acontecer, encare como um simples aprendizado natural do processo.

Como dissemos no início deste texto, estamos todos aprendendo. Por isso, mais importante do que ser um trabalhador remoto produtivo e feliz, é começar. Estamos combinados?

Como aplicar o home office com sucesso

O trabalho remoto nos oferece a oportunidade de trabalharmos de qualquer lugar. Mas sabemos que atualmente a maioria das pessoas está ficando em casa. Portanto, aqui vão algumas dicas que você pode adotar para o trabalho remoto em home office para se manter produtivo:

  • Evite distrações: se você está trabalhando em casa, deixe claro para as pessoas que convivem com você que esse é seu momento de trabalho. Com filhos pequenos, por exemplo, você pode combinar pausas periódicas para brincar junto e estabelecer períodos em que a criança deve desenhar em silêncio, jogar um jogo ou ver televisão — tudo de acordo com seus princípios, claro.
  • Não fique de pijama o dia inteiro: pode parecer bobagem, mas quando você não troca de roupa para trabalhar, a sensação de que você está “de folga” é muito maior. Você não precisa necessariamente colocar um terno ou salto, obviamente. Pode encontrar uma roupa confortável, mas que te dê a sensação de que o dia começou;
  • Estabeleça horários: quando você está no escritório, tem o horário de almoço e costuma fazer uma pausa para o café, não é mesmo? Então também faça isso quando estiver em home office. Se estiver sozinho em casa, combine com um colega de entrar em uma videochamada para conversarem durante o momento do lanche, como fariam fisicamente. Também determine a hora de parar, assim você não se sobrecarrega e mantém uma rotina de trabalho saudável.
  • Organize um espaço fixo: tenha um cantinho para chamar de seu e organize sua mesa com tudo que precisa — computador, garrafa de água, café e o que mais achar necessário. Assim você não precisa se levantar toda hora e evita interrupções.

Conclusão

Aplicar o trabalho remoto em home office não é tão difícil quanto pode parecer. Com organização, as ferramentas corretas e o investimento em uma estrutura para a equipe, uma empresa remota pode conquistar excelentes resultados.

A partir desse contexto, vale lembrar que as empresas e os profissionais estão se preparando para abraçar o futuro e se adaptar a situações de contingência e/ou emergência, como no caso do COVID-19.

Se você se interessa pelo assunto e não quer ficar para trás, comece agora mesmo com as dicas que trouxemos neste material.

Nós, do BeerOrCoffee, temos vivido ótimas experiências com esse modelo de trabalho e conquistado ótimos resultados — muitos, inclusive, acima das nossas melhores expectativas. 

Claro que, como já dissemos, trata-se de um processo de evolução contínua e estamos super abertos para trocarmos ideias e aprendermos juntos. 

Por isso, não hesite em fazer contato para tirar dúvidas, dar feedbacks e trazer sugestões. Escreva para marketing@beerorcoffee.com.

No mais, esperamos que este post tenha servido de inspiração para que você conquiste seus objetivos e bata todas as metas da sua empresa. Se quiser aprender mais sobre o trabalho remoto, confira o webinar gravado pelos nossos cofundadores, Pedro e Roberta Vasconcellos.

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