5 desafios e suas soluções para dominar o ambiente de trabalho 100% remoto

Somos completamente suspeitos para falar sobre o tema, já que o BeerOrCoffee nasceu como um modelo de trabalho 100% remoto. Desde então, buscamos encurtar os caminhos de empresas e profissionais a encontrarem o melhor formato de trabalho remoto, e para que isso se torne uma realidade dentro do seu modelo de negócio.

Os desafios são enormes, mas compensadores! Alguns dos fatores determinantes para a perda de tempo diário, como o trânsito e os deslocamentos enfrentados nas metrópoles, já não serão mais limitantes para você, e, se organizar tudo direitinho, sobra tempo para o que é mais valioso no seu negócio: pensar, planejar e trazer soluçõesAlém disso, a qualidade de vida aumenta consideravelmente para equipes que adotam o modelo de trabalho 100% remoto.

Para Juliete Vales Gomes, fundadora da Estylo Viagens, que alugou o espaço próprio da empresa no centro de São Paulo, e optou por trabalhar no coworking VIP Office Paraíso (próximo à sua casa) os ganhos foram palpáveis e imediatos. Segundo ela, o mais complicado foi tomar a decisão e mudar a mentalidade.

“Além de gastar menos com deslocamentos hoje por trabalhar próximo de casa, enxuguei os custos administrativos e, com o valor do aluguel do escritório, é possível pagar um espaço fixo no coworking e ainda sobra dinheiro. Minha equipe fica em home office e, quando precisamos nos reunir pessoalmente, uso a sala de reunião do próprio coworking pagando por hora. Tudo isso sai bem mais em conta e ganhamos bastante em qualidade de vida”, destaca Juliete.

Conheça então, alguns desafios e as soluções que te farão acelerar o desejo pelo trabalho 100% remoto.

1. Escolha do escritório remoto

trabalho 100% remoto
Foto: Fê Lage

Quem não gostaria de trabalhar com uma vista maravilhosa, ao lado de casa ou próximo de meios de transportes rápidos e eficientes? Com estruturas completas, local espaçoso, confortável, com wifi potente, estrutura de café, salas de reuniões, área arborizada, entre outros.

Mas quanto custa tudo isso? Graças aos modelos de coworkings já é possível sonhar. Hoje existem inúmeras oportunidades que cabem no seu bolso e com todas as vantagens descritas acima. Consulte o BeerOrCoffee para entender como funciona — são mais de mil espaços espalhados pelo Brasil.

2. Como organizar e manter o diálogo à distância?

Sempre falamos de muitas ferramentas que possibilitam organizar e facilitar a comunicação. Elas cumprem o papel de alinhar o bate-papo em grupo, tornando o trabalho 100% remoto. 

Utilizar o WhatsApp, tanto no app quanto na web, ainda é a solução mais procurada, mas não precisamos depender somente dele. Há outras soluções como o Slack, Microsoft Teams, o Hangouts Chat, entre outros, que cumprem o mesmo papel, cada um com diferentes funcionalidades a serem exploradas.

3. Como manter a produtividade

É importante ter uma rotina de trabalho, horários específicos e predeterminados, planejar as tarefas com antecedência, comunicar-se regularmente com os envolvidos nos projetos, fazer pausas regulares e ter um ambiente apropriado de trabalho são alguns dos fatores que ajudam a manter a produtividade.

Além disso, é preciso usar modelos internos e ferramentas de organização e de gerenciamento de produtividade. Se você seguir essa rotina e esse roteiro, acredite, o trabalho pode ser realizado de qualquer lugar.

4. Como manter o interesse das pessoas em reuniões remotas

trabalho 100% remoto
Sala de reunião do coworking Garage, em SP

Um dos aspectos que observamos é que no modelo de trabalho 100% remoto, automaticamente, as reuniões acontecem somente quando realmente necessárias — e este processo por si só já é um grande avanço. As reuniões precisam ter objetivos claros, uma agenda bem organizada (utilize o Google Agenda, super funciona), elabore uma pauta funcional. Além disso, prepare o ambiente para a reunião tendo o que precisa por perto assim você não precisa ficar levantando toda hora. Seja dinâmico e breve.

Aprender a dinamizar uma reunião é o esforço que todo profissional deve fazer. Com estes conceitos em prática, naturalmente o participante já saberá que é importante dedicar aquele tempo para que tudo saia como planejado. E gradativamente as coisas vão se alinhando.

Para encontros presenciais, o ideal é contar com a estrutura de uma sala de reunião em escritório compartilhado. Você tem acesso a todos os recursos da sala (como projetor, internet de alta velocidade, mobiliário adequado, entre outros) e pode receber sua equipe e clientes de forma confortável. Além disso, grande parte dos coworkings oferece a possibilidade de um serviço de coffee break, com amenidades como café, lanches e até itens para um happy hour.

5. Como gerenciar a equipe e projetos a distância

Não é de hoje que o mercado vem se preparando para este modelo de negócio, até porque sabemos que, mesmo dentro das corporações, as pessoas só conversam de forma virtual e os formatos mais eficientes de gestão são os que podem ser acessados on-line. Diferentes pessoas, de diversos locais, podem acessar, alterar e acompanhar remotamente as suas tarefas e as dos demais.

As ferramentas de gestão de tarefas, tempo e desempenho que já testamos e indicamos são: Trello, a brasileira Runrun.It e Asana. Todas elas criam fluxo de tarefas, checklists, deadlines e demais controles de atividades de grupos e de projetos, tudo em um só lugar. E estão disponíveis em versões gratuitas e pagas, além de funcionarem em IOS, Android e desktop. 

Esperamos que as dicas tenham deixado você animado e que os escritórios flexíveis e o trabalho remoto sejam excelentes opções para a sua empresa — e que se tornem realidade em breve. Se quiser saber mais sobre o trabalho remoto na prática participe do webinar que realizaremos hoje (16 de março) e descubra todos os detalhes com nossos cofundadores.

Texto de Fernanda Lage,Jornalista e co-fundadora da Inbox Conteúdo, Criadora de Conteúdo e Especialista em comunicação digital.

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