O que preciso perguntar à minha equipe antes de mudar de escritório?

Antes de mudar de escritório, peça a opinião dos colaboradores sobre o local, estrutura e detalhes que podem fazer a diferença no dia deles. Esse é um dos pontos cruciais para que a empresa se mantenha produtiva durante e após o processo de migração.

Mudar de escritório é um desafio e tanto para empreendedores e colaboradores. Mais do que juntar objetos em caixas e transportá-los de um endereço ao outro, é preciso passar por um processo que vai desde o levantamento das necessidades a serem atendidas nesse novo local até a acomodação dos times e adaptação da rotina.

Uma empreitada que gera impacto sobre todos da organização precisa contar com o envolvimento dos colaboradores. Afinal, eles vivem o cotidiano do negócio e têm muito a contribuir nos detalhes que farão a diferença em suas entregas. 

Neste artigo, vamos falar sobre quais são os principais pontos que você precisa discutir com seus colaboradores na hora de mudar de escritório. Confira!

Qual é a melhor localização?

Quando o assunto é mudança de endereço a primeira pergunta que vem à mente é: para onde? Antes de tomar uma decisão sobre isso, é fundamental avaliar, junto ao seu time, os fatores abaixo.

Acessibilidade por transporte público

Em uma era na qual a mobilidade urbana está cada vez mais complicada, mesmo as pessoas que têm seus veículos próprios estão optando por outros meios de se locomover pela cidade. Por isso, a localização do novo escritório deve levar em consideração a facilidade de acesso ao transporte público e a alternativas como ciclovias e vias seguras para pedestres.

Facilidade para estacionar

Para quem, mesmo assim, tiver o carro como a melhor opção, é importante avaliar como funciona a questão de estacionamento na região. Locais com estacionamento próprio são os ideais, mas na falta deles é bom verificar se há vagas disponíveis ou estacionamentos particulares nas proximidades que atendam aos colaboradores.

Tipos de estabelecimentos da região

Outro ponto relacionado à localização é sobre o que há no entorno do endereço que está sendo avaliado. É importante que as pessoas consigam resolver questões particulares nas proximidades para otimizar o tempo e o deslocamento pela cidade. Os principais itens a serem considerados são:

  • Academia;
  • Restaurantes;
  • Supermercado;
  • Farmácia;
  • Agências bancárias.

Qual tipo de espaço é mais favorável?

Cada tipo de negócio se beneficia com modelos de escritórios diferentes, que tendem a evoluir com o passar dos anos. A mudança de endereço é uma ótima oportunidade para iniciar uma nova etapa, mais alinhada com as necessidades do time. Para isso, analise os seguintes fatores.

Espaços mais amplos

Uma grande tendência dos últimos anos na arquitetura é a eliminação de paredes e separações. Nos escritórios, isso se reflete em andares inteiriços, com mesas compartilhadas e, em alguns casos, sem um lugar fixo para cada colaborador. É uma alternativa ideal para empresas que precisam de maior integração entre seus profissionais.

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Sala de estar no 1510 Coworking, em Belo Horizonte

Salas restritas

Os modelos de salas menores e mais reservadas ainda tem grande serventia para alguns tipos de empresas ou mesmo para alguns setores. O foco de quem escolhe esse modelo é manter a privacidade sobre tarefas mais delicadas ou mesmo para garantir um ambiente mais tranquilo para quem exerce atividades que demandam mais concentração.

Ambientes compartilhados

Os ambientes compartilhados têm sido a opção mais escolhida, principalmente por startups. Neles, a sua empresa divide espaço com outras que podem ou não ser do mesmo segmento que o seu. Com isso, a troca de informações e o surgimento de novas ideias é muito maior, o que traz mais inovação e evolução para o seu negócio.

O que não pode faltar no novo escritório?

O próximo ponto a ser considerado ao mudar de escritório está relacionado ao que ele tem a oferecer aos colaboradores. Nessa etapa, você deve analisar questões como estas, a seguir.

Mobiliário

O mobiliário envolve todos os elementos que ajudam a proporcionar mais conforto e ergonomia para todos, o que inclui mesas, cadeiras, sofás e armários. É importante pensar nos diferentes ambientes, como espaço de trabalho, sala de espera e salas de reunião para definir com maior precisão tudo o que precisará ser providenciado.

Recursos tecnológicos

A tecnologia se tornou uma grande aliada das pessoas em seu cotidiano, principalmente do ponto de vista profissional. Internet de alta velocidade e equipamentos para videoconferências se tornaram indispensáveis para qualquer tipo de empresa. Conforme a área de atuação, podem ser necessários outros recursos, o que importa é garantir que o novo local atenderá a essas demandas.

Infraestrutura

A parte de infraestrutura se refere ao que o espaço oferece fisicamente para o negócio. Itens como quantidade de salas de reunião, tamanho dos ambientes e áreas externas estão incluídos nesse momento do processo de avaliação. Cabe ressaltar que ter espaços sobrando não é o ideal pois eles geram custos desnecessários.

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Sala de reunião do Club Coworking, em São Paulo

Quais amenidades são mais atrativas como diferencial? 

Por fim, a mudança cultural pela qual muitas organizações vêm passando tem estimulado empresas mais tradicionais a adotar ambientes mais joviais e descontraídos, como forma de engajar e reter os talentos. As amenidades oferecidas por cada empregador variam bastante, já que tudo depende do perfil dos colaboradores. Entretanto, algumas delas são mais comuns de serem encontradas, tais como:

  • Lanches à vontade;
  • Vestiários e armários para incentivar a prática de exercícios;
  • Horário de trabalho flexível;
  • Acesso 24 horas às dependências da empresa;
  • Happy hour semanal, inclusive com bebida alcóolica.

Mudar de escritório é um desafio grande, mas que pode ser enfrentado de forma mais organizada e eficiente com a ajuda dos colaboradores. Por isso, não deixe de fazer todas essas perguntas ao longo do processo e aproveite a oportunidade para implementar novos hábitos entre os profissionais. O seu negócio pode dar um grande salto!

Agora que você já sabe como lidar com uma passo tão importante quanto a mudança de endereço, é hora de começar a se movimentar. Descubra qual é o preço de um escritório privativo em sua cidade ou aproveite a oportunidade para fazer um teste gratuito com sua equipe em um dos coworkings que integram a rede do BeerOrCoffee.

Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.

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