5 dicas para implementar o trabalho remoto de forma eficiente na sua empresa

O modelo de trabalho remoto tem crescido cada vez mais no Brasil e no mundo, sendo um formato eficiente para economizar tempo e dinheiro: tanto para o colaborador, quanto para a empresa.

Essa nova maneira de trabalhar garante diversos benefícios: mais tempo com a família e amigos, menos estresse no trânsito e mais qualidade de vida. Porém, muitas empresas não sabem como implementar esse modelo de forma eficiente.

Muitos empreendedores ficam inseguros com o trabalho remoto devido aos  riscos de distanciar a equipe, enfraquecer a cultura, não conseguir acompanhar a produtividade ou até gerar um burnout em alguns colaboradores.

Por isso, trouxemos uma startup de Belo Horizonte, a Melhor Plano, que aplica o modelo de trabalho remoto desde 2015, quando ela começou com apenas 2 colaboradores, para contar sua experiência.

Mesmo com o crescimento da equipe, a empresa segue implementando métodos para tornar o home office eficiente e garantir a equipe unida. Quer saber como? Confira essas dicas!

1. Cobre da equipe e estimule o comprometimento com o trabalho remoto

Para aplicar o trabalho remoto de forma mais eficiente na empresa, é ideal reforçar aos colaboradores a necessidade de se comprometer com esse modelo de trabalho da mesma forma que seria no modelo presencial.

trabalho remoto

Muitas vezes os times são codependentes e o que um colaborador faz afeta diretamente a rotina de outro, mesmo estando à distância.

Esse comprometimento com o trabalho deve ser aplicado no dia a dia, como, por exemplo:

  • Incentivando os colaboradores a comunicarem e manter todos cientes sobre os horários que estão disponíveis;
  • Pedindo a todos que enviem mensagens da forma mais detalhada possível, para evitar atrasos na comunicação, principalmente em fusos horários diferentes (comunicação assíncrona);
  • Garantindo que todos os colaboradores deixem processos documentados e detalhados para evitar um esforço dobrado.

Outra forma de incentivar o comprometimento é sempre reforçar a necessidade de uma boa conexão com a internet, fundamental para fazer reuniões produtivas e responder a equipe nos momentos necessários.

No Melhor Plano, oferecemos o comparador de planos de internet banda larga e isso pode auxiliar o colaborador a escolher a melhor oferta de acordo com seu CEP e sem abrir mão da economia.

Isso também pode ser reforçado para a escolha de planos de celular, em que o funcionário pode comparar os planos disponíveis na sua cidade com internet móvel, ligações e SMS ilimitados ou outros serviços de acordo com as necessidades do seu trabalho.

2. Use as ferramentas online ao seu favor

Um dos principais desafios da empresa que atua com trabalho remoto é manter a eficiência da comunicação.

Para isso, a dica do Melhor Plano é aproveitar ao máximo o potencial das ferramentas online. Conheça algumas para sua empresa:

  • Slack: No slack é possível criar diferentes canais de discussão e os colaboradores trocam mensagens de texto, vídeo e imagem. A ferramenta pode ser utilizada de forma gratuita, mas com a desvantagem de apagar o histórico de conversas após alcançar um limite de dados;
  • Google Hangouts Meet: No Melhor Plano, todas as reuniões são feitas pelo Google Meet, que permite fazer videochamadas com até 30 pessoas simultaneamente. Mas é importante deixar a câmera ligada, pois o contato visual aproxima a relação dos colaboradores.
  • Trello: Com o trabalho remoto, é difícil acompanhar processos à distância e até liderar outras pessoas. Por isso, o trello permite criar quadros de organização, em que todos podem acompanhar o que cada pessoa está fazendo, irá fazer ou já concluiu. Outro aplicativo com funções semelhantes é o Asana.
  • Notion: Com o notion você pode organizar os documentos e informações da empresa, criando pastas dedicadas aos arquivos de cada setor, orientações de trabalho e políticas da empresa.
  • Toggl: O Toggl é uma extensão para o Google Chrome que registra a quantidade de horas que os colaboradores dedicam em cada tarefa. É uma ferramenta adequada para equipes que possuem dificuldade de gerenciamento de tempo, mas ainda exige a habilidade da autogestão, pois seus dados só são visíveis para o usuário.

Além dessas ferramentas, cada empresa pode contratar uma ferramenta a mais de acordo com suas necessidades.

Por isso, confira o artigo completo no Blog da BeerorCoffee sobre as melhores ferramentas para trabalho remoto em 2020.

3. Estabeleça horários de descontração

Se a sua equipe utiliza um calendário online para marcar todas as reuniões e eventos importantes, é necessário usar a agenda também para os momentos de descontração.

Com a rotina corrida de toda a equipe, é normal que os colaboradores priorizem o trabalho e se esqueçam de relaxar ou de dedicar tempo à interação. Por isso, uma dica implementada no Melhor Plano foi inserir os momentos de diversão no planejamento semanal.

É simples: a equipe escolhe um dia e horário da semana para que todos acessem um link com videochamada e lá vocês podem apenas jogar conversa fora!

Isso mesmo, sem reuniões ou discussão de trabalho, só um momento para que todos se vejam e comentem sobre seus dias.

Fica ainda melhor se essa reunião for marcada para a sexta-feira, quando todos podem compartilhar se vão em algum bar mais tarde ou quais são os planos para o fim de semana e assim criar um ambiente de intimidade e união mesmo à distância.

4. Valorize a saúde mental dos colaboradores

É importante lembrar os colaboradores que a saúde mental é tão importante quanto a física. Por isso, uma experiência positiva da Melhor Plano é que todos os líderes dos times são orientados a se posicionarem de forma acolhedora para os colaboradores, reforçando que estão sempre à disposição para ouvir e conversar sobre problemas, mesmo que sejam assuntos pessoais (caso o colaborador se sinta à vontade).

Dessa forma, todos se sentem acolhidos para serem honestos e a equipe pode buscar a solução do que está incomodando alguém.

Outra forma de fazer isso é oferecer benefícios relacionados à saúde mental dos colaboradores, como por exemplo, uma parceria com um consultório psicológico que ofereça desconto nas consultas para os colaboradores ou workshops relacionados ao tema, como aulas básicas de yoga, meditação ou outras técnicas de relaxamento.

Tudo isso é importante para não gerar um burnout na sua equipe, já que o home office às vezes pode criar uma sensação de que a pessoa não está trabalhando tanto quanto deveria.

5. Estabeleça reuniões de acompanhamento

Estabelecer reuniões de acompanhamento é importante para manter as ações do dia a dia alinhadas e garantir o progresso dos projetos da empresa. Algumas delas também ajudam a tornar as principais reuniões da empresa mais eficazes, garantindo a produtividade do time.

trabalho remoto

Como isso é aplicado no Melhor Plano:

  • Reunião Diária: Diariamente os times fazem uma videochamada rápida, de no máximo 15 minutos, para repassar qual tarefa cada colaborador está se dedicado. Também é um momento para tirar dúvidas e estabelecer prioridades.
  • Reunião Semanal: Uma vez por semana cada time faz uma reunião um pouco mais longa, de 1 hora, para rever as metas do time e planejar as tarefas ao longo dos dias. Nesse dia, não é necessário fazer mais uma reunião diária.
  • Reunião Mensal: Todos os meses os times se reúnem para discutir como está o andamento das metas da empresa. Como as outras reuniões cuidam com mais detalhes das ações do dia a dia, essa reunião pode ser mais objetiva e cuidar dos assuntos mais importantes.

Com esse método, toda a equipe fica ciente das tarefas do outro, quando é o melhor momento para solicitar a ajuda de alguém e é indicado até mesmo para rever se todos estão focando nas tarefas certas.

É comum, por exemplo, que novos colaboradores em processo de adaptação tenham dificuldade de definir as tarefas prioritárias para a semana e na reunião diária isso pode ser orientado da melhor forma.

Se necessário, também é possível criar reuniões mensais ou trimestrais, o importante é definir horários para o começo e término dos encontros, evitando atrasar as demandas dos times.

Essas foram as dicas do Melhor Plano para te ajudar a implementar o trabalho remoto na sua empresa. Se você tem mais alguma, deixe seu comentário!


Esse guest post foi produzido pela equipe do Melhor Plano: www.melhorplano.net

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