Aprenda a melhorar suas reuniões para tomar melhores decisões

Reuniões eficazes levam a melhores decisões de negócios. Ainda assim, muitas reuniões de tomada de decisão estão fadadas ao fracasso. Dá para fazer melhor”. Este trecho, de um estudo da consultoria McKinsey, indica que a maioria dos profissionais e gestores têm uma compreensão negativa em relação à eficiência e à produtividade de reuniões. Profissionais reconhecem a necessidade de melhorar suas reuniões, já que elas deveriam servir como pontos-chave para as decisões cruciais na empresa.

Pode ser que você também esteja vivendo uma situação como essa. Em tempos de reuniões intermináveis, não é raro ouvir piadas dizendo que o encontro poderia ter sido substituído por um simples e-mail.

A partir desse contexto, a própria McKinsey sugere que os líderes executem um determinado exercício: abrir suas agendas, com o objetivo de fazer uma análise de cada uma das reuniões agendadas para seus dias, a partir de três questões, que apresentamos neste texto. 

Antes de mostrar os pontos, vamos destacar por que eles existem. Acompanhe!

Melhores reuniões para melhores decisões

O desafio de melhorar suas reuniões para tomar decisões mais assertivas é aumentar a qualidade e a velocidade dos processo das tomadas de decisão. Além disso, o objetivo é contribuir para a melhor percepção das mais diversas particularidades dinâmicas da companhia.

As decisões, afinal de contas, podem ser descritas como a força vital das empresas. Nesse sentido, são justamente as reuniões que costumam se estabelecer como um espaço em que as decisões importantes são tomadas.

Apesar disso, muitos gestores ficam atordoados (para não dizer outra coisa) quando avaliam suas experiências com reuniões. Não é raro encontrar lideranças que se questionam, de maneira aberta, por que dedicam um tempo tão valioso — muitas vezes, cinco, seis ou até sete horas por dia — a uma atividade que parece não gerar frutos.

melhorar suas reuniões

Então, como os líderes podem decidir de forma mais rápida e melhor nas reuniões que conduzem ou que participam? As respostas podem vir, acredite, de três perguntas. Destacamos a seguir.

Pergunta 1: deveríamos mesmo fazer essa reunião?

Acabar com as reuniões que não são necessárias é, provavelmente, o maior ganho de produtividade que uma liderança pode ter. Uma boa ideia é começar a observar os encontros que acontecem de maneira frequente. Pode ser que esses eventos tenham pautas úteis, mas que se traduzem em debates infrutíferos.

Se você é um gestor que aceita participar das reuniões de maneira automática, talvez seja o momento de dar um basta nisso, conforme recomenda a McKinsey. O desafio de um líder deve ser o de tratar sua habilidade de liderança com a mesma severidade com a qual a organização cuida do seu capital financeiro. 

Quando reuniões assíduas se fazem essenciais, veja com outros colegas se eles acreditam se a recorrência é sensata e necessária, por exemplo. Também vale questionar se determinadas decisões não podem ser tomadas por uma única liderança. Nesse caso, é preciso lembrar que isso não necessariamente quer dizer que ele ou ela não possa contar com as orientações de outros profissionais da empresa.

Pergunta 2: a reunião tratará de qual assunto, exatamente?

É absolutamente natural que os assuntos das reuniões girem em torno das questões preestabelecidas na pauta. No entanto, é raro que as pessoas avancem no sentido de questionar os porquês dos encontros — se é para compartilhar determinadas informações, por exemplo, a fim de avançar no debate acerca de um assunto ou para tomar uma decisão de fato. 

A Mckinsey apresenta o exemplo de alguns gestores de desenvolvimento de produtos de uma empresa da indústria. A equipe participa da reunião todo mês, com o objetivo de tomar algumas decisões em relação a continuar desenvolvendo ou suprimir produtos que estejam em graus de desenvolvimento intermediários. A empresa também tinha encontros parecidos para discutir sobre produtos em estágios inicial e/ou final.

Esses encontros, porém, acabavam se resumindo a horas de discussão com quase nenhuma decisão efetivamente sendo tomada. 

É bem provável que muitos líderes se lembrem de uma reunião na qual as barreiras entre informação, debate e decisão estavam pouco claras ou, em alguns casos, sequer existiam. Em algumas situações, ainda, o objetivo do encontro não está claramente definido, o que torna o evento decepcionante ou até mesmo inútil.

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Estabelecendo um propósito

Na hora de estabelecer o propósito de um encontro e melhorar suas reuniões, é importante ter em mente algumas particularidades que a McKinsey destaca. Uma delas é o fato de que reuniões para a tomada efetiva de decisões devem contar com poucas pessoas — geralmente, entre seis e oito participantes.

No caso dos encontros voltados para debater algum tema, é essencial que os participantes se preparem previamente para esse tipo de conversa. Por fim, é fundamental ter em mente que, apesar de uma decisão ter sido tomada, isso não necessariamente quer dizer que todos estejam comprometidos com aquilo que foi acordado.

Por isso, é essencial que o encontro defina quais serão os próximos passos, o que inclui as particularidades da execução — além, obviamente, de assegurar que todos participantes estejam devidamente engajados.

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Pergunta 3: qual o papel de cada participante na reunião?

Tão resolutivo quanto a questão de a reunião ter um objetivo claro e conhecido por todos participantes, é saber quem são as pessoas que estão incumbidas de tomar as decisões. 

Se não bastasse isso, conforme aponta a McKinsey, é errado realizar um evento sem que o papel de cada um esteja muito bem definido e como cada pessoa poderá ser útil para os resultados finais.

A ausência de clareza pode ser determinante para acabar com a produtividade. Ao mesmo tempo, pode levar às mais diversas frustrações quando as resoluções envolvem ações complexas, que ultrapassam as fronteiras corporativas.

A consultoria destaca determinados papéis-chave que, independentemente das nomenclaturas, devem fazer parte de encontros em que decisões são efetivamente tomadas.

Papéis dos integrantes de uma reunião

  • Decisor: é um papel que cabe a quem é responsável pelas decisões;
  • Conselheiros: concedem informações e dão forma às eventuais resoluções. A voz tem peso, mas não decidem de fato;
  • Recomendadores: analisam as mais diversas alternativas, destacando seus prós e contras. Dessa forma, oferecem cenários para os conselheiros e para os decisores;
  • Parceiros de execução: se envolvem na execução da decisão. É essencial ter as pessoas certas nas reuniões no momento de as resoluções serem tomadas, a fim de que possam fazer questões adequadas e apontar possíveis adversidades. 
melhorar suas reuniões

Nesse contexto, existe alguém que ninguém quer nas reuniões? De acordo com a McKinsey, sim: os famosos turistas. Muitas pessoas querem se envolver mas, caso não tenham um papel bem definido no processo das decisões, não devem estar nos encontros.

Por isso, é importante que você tenha disciplina e deixe essas pessoas de fora das reuniões, tomando o cuidado de depois informar aos públicos de interesse aquilo que foi decidido.

O que achou dessas ideias? Acredita que elas podem te ajudar a fazer reuniões mais produtivas para melhorar suas decisões? Além desses desafios apontados, também é importante lembrar que o local de um encontro faz muita diferença para melhorar suas reuniões. No BeerOrCoffee você encontra salas de reunião em todo lugar do país.

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