Durante muito tempo as reuniões foram vistas como algo chato e entediante. Afinal, nada mais cansativo do que ficar ouvindo a monólogos repetitivos sobre metas, dados e cobranças, não é mesmo? Mas, felizmente, visando o sucesso das equipes, as empresas começaram a mudar a maneira como seus encontros periódicos são conduzidos.
Por meio de dinâmicas bem elaboradas e ambientes acolhedores, diversas organizações passaram a engajar seus colaboradores em reuniões prazeirosas e produtivas. Nós do BeerOrCoffee, por exemplo, adoramos participar das reuniões semanais que chamamos de “Happy Nomade Hour”, um momento de interação em que aprendemos sobre as atividades de um determinado setor — nós aprendemos uns com os outros a todo momento!
E existem alguns artifícios que podem ser utilizados para tornar as reuniões cada vez melhores. No post de hoje falaremos sobre os aspectos relacionados às salas destinadas para essa função. Como a estrutura desses locais pode influenciar no sucesso das equipes? E quais as maneiras de aproveitar ao máximo o ambiente? Continue lendo para descobrir!
Atualmente, o modelo de atuação do trabalho remoto está cada vez mais presente dentro das empresas. Grandes corporações e pequenos negócios possuem colaboradores de uma mesma área distribuídos em diversas cidades e até países. Por isso, uma boa sala de reunião deve contar com equipamentos que possibilitem a realização de videochamadas.
Dessa forma, se uma parte do time está em uma sala de coworking em São Paulo, os colaboradores podem se reunir fisicamente e se comunicar com o restante da equipe, que está em Portugal, pela TV. Caso contrário, cada um precisará conectar-se ao próprio computador, o que pode atrapalhar a experiência da reunião.
Além disso, as apresentações mais interativas e visualmente agradáveis representam um recurso importante para manter a atenção dos participantes de uma reunião. Então, é interessante contar com lousas interativas ou flip charts, que possibilitam que você faça uma série de edições e comentários enquanto apresenta. E nem precisamos dizer que uma boa conexão de internet é imprescindível, não é mesmo?
A maneira como as pessoas trabalham está mudando, mas também os espaços em que trabalham também estão evoluindo. Os escritórios tradicionais estão dando lugar a ambientes colaborativos e flexíveis, caracterizados pelos coworkings. Neles, encontramos salas de reunião totalmente preparadas de acordo com as novas tendências de trabalho, mas também sempre prontas para atender a todas as necessidades.
É essencial que haja ambientes para todos os gostos e demandas. Isso significa que tanto a arquitetura e design quanto a ergonomia do local devem ser pensadas de forma democrática. Salas pequenas com mesas e cadeiras para encontros rápidos são bem-vindas. Mas salões com mesas compridas e um bom número de cadeiras confortáveis também são importantes para equipes maiores e reuniões mais longas.
Há também a possibilidade de fazer encontros em espaços mais descontraídos, destinados a reuniões menos formais. Eles podem consistir em ambientes abertos com poltronas, almofadas e sofás, possibilitando a realização de dinâmicas em equipe. Isso é importante porque o sucesso das equipes não depende somente de reuniões burocráticas, mas também da integração dos colaboradores como um todo.
Quando você realiza um encontro com o time ficar saindo a todo momento para pegar água, café ou algo para comer não é nada produtivo. Mas também “passar vontade” pode atrapalhar a concentração e foco no assunto da reunião. Por isso, é bom lembrar de organizar esses itens previamente no local em que vocês irão se reunir.
Em espaços de coworking, quando você realiza o agendamento de uma sala de reunião ou espaço para evento, esse serviço já está incluído na grande maioria das vezes. Em alguns deles há, ainda, a possibilidade de contratação de um coffee break com itens extras. Então, se o encontro for mais longo e você quiser oferecer lanches para seus colaboradores ou clientes, é possível fazê-lo de maneira simples e prática.
Para garantir o conforto visual e concentração dos participantes de uma reunião, é necessário que o ambiente tenha a iluminação adequada. Luzes brancas e muito fortes podem causar desconforto e dores de cabeça. Por outro lado, uma sala com pouca luz pode provocar sonolência e prejudicar a atenção.
O isolamento acústico é outro aspecto importante. Primeiramente, para que o som externo não atrapalhe a discussão de assuntos importantes entre a equipe. Mas também para que os colaboradores sintam-se confortáveis em utilizar recursos audiovisuais em suas apresentações sem se preocupar com o incômodo que poderiam causar.
Pode ser que você precise de uma sala de reunião apenas por algumas horas. Ou pode ser que queira um espaço para realizar um workshop com a sua equipe durante vários dias. Por isso, ter a flexibilidade de escolher por quanto tempo irá alugar o local é imprescindível. Assim você evita gastos desnecessários e garante que tudo seja organizado visando o sucesso das equipes.
Os espaços de coworking oferecem essas opções aos seus clientes. Através do BeerOrCoffee é possível contratar salas e espaços para eventos de acordo com a sua demanda, com reservas por hora ou pela diária. Há, ainda, a possibilidade de adquirir pacotes de créditos dos mais variados tamanhos, assim você pode utilizá-los sempre que precisar de um local para reuniões.
Escolher e reservar uma sala de reunião pode parecer uma tarefa simples, mas há muito em que pensar se você deseja tirar o máximo proveito da sua reunião. Além de haver o local e as instalações a serem consideradas, também é importante escolher um local com o ambiente, o layout e a tecnologia certos para garantir o sucesso das equipes.
Nesse sentido, os coworkings saem na frente, já que seus ambientes são 100% planejados visando o conforto e praticidade para seus clientes. Por isso, se você está precisando de um local para realizar a sua próxima reunião, clique aqui e reserve agora mesmo uma sala no espaço ideal para sua equipe!
Mariana Mendes é jornalista do BeerOrCoffee e apaixonada por escrever sobre marketing e futuro do trabalho.
