O que as salas de reunião devem ter para o sucesso das equipes

Durante muito tempo as reuniões foram vistas como algo chato e entediante. Afinal, nada mais cansativo do que ficar ouvindo a monólogos repetitivos sobre metas, dados e cobranças, não é mesmo? Mas, felizmente, visando o sucesso das equipes, as empresas começaram a mudar a maneira como seus encontros periódicos são conduzidos.

Por meio de dinâmicas bem elaboradas e ambientes acolhedores, diversas organizações passaram a engajar seus colaboradores em reuniões prazeirosas e produtivas. Nós do BeerOrCoffee, por exemplo, adoramos participar das reuniões semanais que chamamos de “Happy Nomade Hour”, um momento de interação em que aprendemos sobre as atividades de um determinado setor — nós aprendemos uns com os outros a todo momento!

E existem alguns artifícios que podem ser utilizados para tornar as reuniões cada vez melhores. No post de hoje falaremos sobre os aspectos relacionados às salas destinadas para essa função. Como a estrutura desses locais pode influenciar no sucesso das equipes? E quais as maneiras de aproveitar ao máximo o ambiente? Continue lendo para descobrir!

Tecnologia integrada

Atualmente, o modelo de atuação do trabalho remoto está cada vez mais presente dentro das empresas. Grandes corporações e pequenos negócios possuem colaboradores de uma mesma área distribuídos em diversas cidades e até países. Por isso, uma boa sala de reunião deve contar com equipamentos que possibilitem a realização de videochamadas.

Dessa forma, se uma parte do time está em uma sala de coworking em São Paulo, os colaboradores podem se reunir fisicamente e se comunicar com o restante da equipe, que está em Portugal, pela TV. Caso contrário, cada um precisará conectar-se ao próprio computador, o que pode atrapalhar a experiência da reunião.

Além disso, as apresentações mais interativas e visualmente agradáveis representam um recurso importante para manter a atenção dos participantes de uma reunião. Então, é interessante contar com lousas interativas ou flip charts, que possibilitam que você faça uma série de edições e comentários enquanto apresenta. E nem precisamos dizer que uma boa conexão de internet é imprescindível, não é mesmo?

sucesso das equipes

Conforto e design

A maneira como as pessoas trabalham está mudando, mas também os espaços em que trabalham também estão evoluindo. Os escritórios tradicionais estão dando lugar a ambientes colaborativos e flexíveis, caracterizados pelos coworkings. Neles, encontramos salas de reunião totalmente preparadas de acordo com as novas tendências de trabalho, mas também sempre prontas para atender a todas as necessidades.

É essencial que haja ambientes para todos os gostos e demandas. Isso significa que tanto a arquitetura e design quanto a ergonomia do local devem ser pensadas de forma democrática. Salas pequenas com mesas e cadeiras para encontros rápidos são bem-vindas. Mas salões com mesas compridas e um bom número de cadeiras confortáveis também são importantes para equipes maiores e reuniões mais longas.

Há também a possibilidade de fazer encontros em espaços mais descontraídos, destinados a reuniões menos formais. Eles podem consistir em ambientes abertos com poltronas, almofadas e sofás, possibilitando a realização de dinâmicas em equipe. Isso é importante porque o sucesso das equipes não depende somente de reuniões burocráticas, mas também da integração dos colaboradores como um todo.

Café, água e amenidades

Quando você realiza um encontro com o time ficar saindo a todo momento para pegar água, café ou algo para comer não é nada produtivo. Mas também “passar vontade” pode atrapalhar a concentração e foco no assunto da reunião. Por isso, é bom lembrar de organizar esses itens previamente no local em que vocês irão se reunir.

Em espaços de coworking, quando você realiza o agendamento de uma sala de reunião ou espaço para evento, esse serviço já está incluído na grande maioria das vezes. Em alguns deles há, ainda, a possibilidade de contratação de um coffee break com itens extras. Então, se o encontro for mais longo e você quiser oferecer lanches para seus colaboradores ou clientes, é possível fazê-lo de maneira simples e prática.

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BHZ Coworking, Belo Horizonte/MG

Iluminação e isolamento acústico

Para garantir o conforto visual e concentração dos participantes de uma reunião, é necessário que o ambiente tenha a iluminação adequada. Luzes brancas e muito fortes podem causar desconforto e dores de cabeça. Por outro lado, uma sala com pouca luz pode provocar sonolência e prejudicar a atenção.

O isolamento acústico é outro aspecto importante. Primeiramente, para que o som externo não atrapalhe a discussão de assuntos importantes entre a equipe. Mas também para que os colaboradores sintam-se confortáveis em utilizar recursos audiovisuais em suas apresentações sem se preocupar com o incômodo que poderiam causar.

Variedade de opções de contratação

Pode ser que você precise de uma sala de reunião apenas por algumas horas. Ou pode ser que queira um espaço para realizar um workshop com a sua equipe durante vários dias. Por isso, ter a flexibilidade de escolher por quanto tempo irá alugar o local é imprescindível. Assim você evita gastos desnecessários e garante que tudo seja organizado visando o sucesso das equipes.

Os espaços de coworking oferecem essas opções aos seus clientes. Através do BeerOrCoffee é possível contratar salas e espaços para eventos de acordo com a sua demanda, com reservas por hora ou pela diária. Há, ainda, a possibilidade de adquirir pacotes de créditos dos mais variados tamanhos, assim você pode utilizá-los sempre que precisar de um local para reuniões.

Conclusão

Escolher e reservar uma sala de reunião pode parecer uma tarefa simples, mas há muito em que pensar se você deseja tirar o máximo proveito da sua reunião. Além de haver o local e as instalações a serem consideradas, também é importante escolher um local com o ambiente, o layout e a tecnologia certos para garantir o sucesso das equipes.

Nesse sentido, os coworkings saem na frente, já que seus ambientes são 100% planejados visando o conforto e praticidade para seus clientes. Por isso, se você está precisando de um local para realizar a sua próxima reunião, clique aqui e reserve agora mesmo uma sala no espaço ideal para sua equipe!

Mariana Mendes é jornalista do BeerOrCoffee e apaixonada por escrever sobre marketing e futuro do trabalho.

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