6 dicas para tornar as reuniões mais eficazes e envolventes

Os encontros entre equipes são uma ótima oportunidade para envolver os funcionários e motivá-los ainda mais a atingir suas metas de desempenho. No entanto, quando mal executados, costumam desperdiçar o tempo de todos. Por isso, realizar reuniões mais eficazes e envolventes tem sido uma preocupação tanto dos gestores quanto dos próprios colaboradores.

As reuniões têm como principais objetivos alinhar as expectativas, estabelecer parâmetros e organizar processos. Para que isso aconteça de forma fluida e eficiente, algumas estratégias podem ser facilmente aplicadas. E é sobre elas que falaremos neste post. Então, se você quer fazer reuniões mais eficazes e envolventes, continue lendo.

1. Comece com o pé direito

Todos já ouvimos dizer que “a primeira impressão é a que fica”. Se começamos uma reunião de forma dura e entendiante, é provável que as pessoas se distraiam logo no início. Por isso, começar de forma descontraída, com um tópico interessante e que talvez nem esteja relacionado ao trabalho é uma boa tática. Pode ser até mesmo uma boa novidade da empresa, como novas máquinas de café ou o horário do próximo happy hour.

Se você quiser ser ainda mais ousado, pode iniciar com uma música. É o que fazemos no BeerOrCoffee. Quando realizamos nossa reunião quinzenal com todo o time, começamos com uma música escolhida por um dos integrantes. Esse encontro é remoto, feito por vídeo, e cada um, de onde estiver, faz uma pequena dança para entrarmos em sintonia. São minutos de descontração que tornam os momentos seguintes mais leves e até mais produtivos. É uma cultura que está alinhada com as tendências do futuro do trabalho, como você pode ver no vídeo abaixo:

2. Tenha um objetivo claro

Muitas vezes, pela força do hábito, são realizadas reuniões periódicas sem uma pauta definida. O time se reúne pela obrigação do encontro mensal, por exemplo, e os colaboradores ficam “perdidos” sem saber o que realmente dizer. Por isso, é importante realizar conferências apenas quando for, de fato, necessário e houver um objetivo pré-definido.

Há algumas formas de fazê-lo. E as ferramentas tecnológicas são de grande ajuda nesse processo. Com o uso da agenda do Google, Trello e Notion, para citar alguns, é possível fazer descrições colaborativas das tarefas que estão sendo realizadas, o que já foi feito e o que virá no futuro. Assim, todos do time têm acesso ao que seus colegas estão fazendo e planejando, podendo marcar ligações apenas quando precisarem tirar dúvidas e alinhar estratégias.

Dessa forma, o tempo nos encontros é otimizado, beneficiando a todos no dia a dia de trabalho e deixando as reuniões muito mais eficazes.

3. Escolha ambientes apropriados e acolhedores

Reuniões presenciais demandam um local bem estruturado. Afinal, desconforto gera ansiedade e falta de atenção. Pensar na qualidade da sala, ar condicionado, ergonomia das mesas e cadeiras, iluminação, entre outros aspectos, é importante para proporcionar um ambiente agradável. Além disso, oferecer água, café, chás e pequenos lanches também é uma forma de gentileza que torna o encontro mais prazeroso.

A boa notícia é que você pode encontrar espaços 100% estruturados e que ofereçam esses serviços, alugando-os apenas pelo tempo utilizado. É o caso das salas de reunião em escritórios compartilhados. Existem locais de todos os tamanhos, desde pequenas salas para 5 pessoas até auditórios para grandes eventos. E você pode contar com equipamentos para apresentações, amenidades e toda a infraestrutura necessária.

reuniões mais eficazes
Sala de reunião no Dynamo Coworking, Belo Horizonte/MG

4. Envolva todos os participantes

Tente garantir que você receba contribuições de todos, incluindo discussões em pequenos grupos com apresentações, em que cada integrante contribui e pessoas diferentes lideram cada seção da reunião. Coloque perguntas-chave relacionadas ao tópico de discussão na roda e estimule as pessoas a terem conversas individuais diferentes.

Além disso, você pode copiar a técnica do “speed ​​dating“, em que as pessoas trocam de cadeira de tempos em tempos e conversam com um colega diferente. Essa é uma maneira de estimular todo indivíduo a conversar com outro, o que é ótimo para dar feedback e gerar colaboração dentro do time. Uma maneira simples de organizar isso é começar com duas linhas uma de frente para a outra e fazer uma espécie de “dança das cadeiras”.

5. Finalize com chave de ouro

Da mesma forma que iniciar um encontro de forma positiva torna as reuniões mais eficazes e envolventes, finalizá-lo da mesma maneira também é importante. Assim, todos saem com uma boa impressão e com a sensação de dever cumprido, motivados para o próximo desafio.

Isso pode ser feito através da apresentação de dados estimulantes, dando boas notícias e por meio de elogios à equipe. No BeerOrCoffee sempre terminamos nossas reuniões com uma frase escolhida por um de nossos colaboradores, sempre com o objetivo de gerar cada vez mais motivação no dia a dia da empresa.

6. Envie aos colaboradores o acompanhamento da reunião

Após finalizado o encontro, você pode enviar para todos que estavam presentes (e até aqueles que não puderam comparecer) um arquivo com tudo que foi falado e definido. Assim é possível manter um acompanhamento detalhado de tudo aquilo que poderá ser feito ao longo das próximas semanas. Dessa forma, na reunião seguinte, fica bem mais fácil verificar as metas.

Agora que você já sabe como realizar reuniões mais eficazes e estimulantes, já está pronto para o próximo encontro com a equipe. Então, aproveite para reservar a sua sala em um de nossos espaços, são centenas de opções nas melhores localizações do país!


Mariana Mendes é jornalista do BeerOrCoffee e apaixonada por escrever sobre marketing e futuro do trabalho.

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