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Escritório compartilhado: o que é, as principais vantagens e como escolher o espaço ideal para minha empresa

Renato Ribeiro
Escrito por Renato Ribeiro em setembro 11, 2019
Escritório compartilhado: o que é, as principais vantagens e como escolher o espaço ideal para minha empresa
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Você pode estar se perguntando: o que é um escritório compartilhado? Também conhecido como coworking, o escritório compartilhado é um espaço voltados para abrigar empresas dos mais diversas tamanhos e profissionais das mais variadas áreas. 

Embora muita gente ache o contrário, a indústria do escritório compartilhado é relativamente jovem. No entanto, ela vem crescendo de maneira substancial em todo mundo e conta com um vasto potencial de expansão. No Brasil, não é diferente: o número só aumenta.

A pandemia fez muitas organizações mudarem a forma como enxergam seus espaços de trabalho e como buscam trazer modelos inovadores e eficientes para seus escritórios. Foi necessário unir os novos desafios financeiros e estruturais a uma cultura moderna, mas alinhada com seus valores e modelo de negócio.

Neste texto, vamos apresentar um dossiê completo sobre o universo do escritório compartilhado, que vai muito além de um mero ambiente voltado para o trabalho. Você vai conferir a seguir o que é, as principais vantagens e como aproveitá-lo ao máximo. Vamos em frente? 

O que é um escritório compartilhado?

Conforme destacamos, o escritório compartilhado é sinônimo de coworking. Ele, no entanto, não se resume ao compartilhamento de infraestrutura voltado para empresas e profissionais. Significa, acima de tudo, pertencer a uma comunidade, que se traduz em uma nova forma de trabalho, com mais liberdade, economia e flexibilidade.

escritório compartilhado Spaces Berrini
Coworking Spaces Berrini, em São Paulo

O escritório compartilhado é cuidadosamente pensado para permitir um ambiente produtivo e colaborativo para membros e eventuais visitantes. Por meio de um ambiente dinâmico, que é criado sem restrições corporativas, o coworking é projetado para atender as demandas de organizações e pessoas de acordo com suas necessidades. 

Apesar dessa definição que destacamos, a compreensão do escritório compartilhado pode ganhar inúmeros contornos. Para o Wikipedia, coworking “é um modelo de trabalho que se baseia no compartilhamento de espaço e recursos de escritório, reunindo pessoas (…), empreendedores e usuários independentes”. 

O Coworker, por sua vez, entende o escritório compartilhado como um tipo de trabalho que conta com “o uso de um escritório ou outro ambiente de trabalho por pessoas que trabalham por conta própria ou trabalham para empregadores diferentes, geralmente para compartilhar equipamentos, ideias e conhecimentos”.

Agora que você sabe o que é um escritório compartilhado, vamos apontar quem deve utilizar um ambiente desse tipo.

Escritório compartilhado para grandes empresas

Muita gente associa o escritório compartilhado somente a startups, pequenas empresas, freelancers, profissionais autônomos e afins. Sim, os coworkings são voltados para esse público também, mas cada vez mais grandes empresas estão buscando os espaços flexíveis de trabalho

Longe de ser algo passageiro, o escritório compartilhado representa um movimento estratégico para grandes organizações. Afinal, em busca de mais competitividade e diferenciação no mercado, essas companhias contam com as vantagens desses ambientes para os seus funcionários.

Entre outros benefícios, os coworkings representam diversas oportunidades de networking no dia a dia, o que significa uma comunidade de parceiros, mentores e clientes em potencial, além de um conjunto de talentos à disposição. Também é muito comum que os espaços realizem eventos de saúde e bem-estar, a fim de promover um estilo de vida equilibrado. 

Por essas e outras e questões, marcas como Gympass, Grupo Algar, Movile, Renault e Banco Inter utilizam algumas das soluções do BeerOrCoffee

Pedro Quadros, engenheiro de facilities do Banco Inter, conta que “a escolha pelos coworkings otimizou todos nossos processos. Também ganhamos agilidade em diversas burocracias, como nas contas a pagar, pois hoje só precisamos quitar um único boleto. Além disso, tivemos uma grande economia de recursos, que ultrapassa o valor de R$ 1 milhão ao ano”.

No vídeo abaixo, o executivo dá mais detalhes da parceria com o BeerOrCoffee e da experiência da instituição financeira em soluções de escritório compartilhado.

Escritório compartilhado para startups e pequenas e médias empresas

O escritório compartilhado também é ideal para startups e pequenas e médias empresas. Uma das vantagens do ambiente flexível para essas organizações é que ele não tem contrato longo ou burocrático, cabe em qualquer bolso e tem salas de reunião, cozinhas compartilhadas, café, água, chá, internet de alta velocidade e muito mais.

Além disso, muitos espaços de coworking estão localizados em grandes centros de negócios — como em São Paulo ou em Belo Horizonte —, com fácil acesso a vários tipos de transporte, cafés, academias, lojas e afins. Ou seja, tudo está disponível de forma prática, rápida e eficiente. 

Se você for proprietário de uma startup como uma fintech, por exemplo, não precisará se preocupar com a instabilidade do wi-fi, em trocar o papel higiênico ou em renovar o estoque de café. O escritório compartilhado também é um grande incentivo para atrair os melhores talentos, pois nesse ambiente há uma enorme variedade de eventos, como palestras, workshops, oficinas, almoços e outras atividades.

Escritório compartilhado para freelancers e autônomos 

Como não poderia deixar de ser, o escritório compartilhado também é um ambiente perfeito para freelancers e profissionais autônomos. Para eles, esse espaço representa uma grande liberdade para trabalhar onde, quando e como quiser. Além disso, há as vantagens de estar em um espaço altamente produtivo e ser parte de uma comunidade de pessoas com valores e objetivos em comum. 

Com apenas uma assinatura do BeerOrCoffee, por exemplo, a pessoa pode ter acesso a +1.000 espaços de trabalho em todo Brasil. Isso quer dizer que o escritório compartilhado é o antídoto perfeito para aqueles que seriam forçados a trabalhar sozinhos ou em cafés barulhentos, com a internet possivelmente lenta. 

Uma vez que o escritório compartilhado está cheio de pessoas ambiciosas, criativas e interessantes, que atuam nos mais diversos tipos de negócios e nichos, estar dentro desses ambientes é ótimo para fazer novos amigos e conhecer clientes e parceiros em potencial.\

Agora que você viu os principais públicos que estão dentro dos coworkings, vamos destacar as particularidades de um escritório compartilhado. 

Quais são as vantagens do escritório compartilhado?

Conforme destacamos, o escritório compartilhado é um local de trabalho voltado para as mais diversas empresas e profissionais. E também projetado para possibilitar um ambiente produtivo, inovador e colaborativo.

Além disso, é um espaço de interação, ideias e compartilhamento. Em tempos de mudanças muito rápidas, ele chegou para revolucionar e reinventar o universo do trabalho. Isso significa que quem está dentro de um coworking passa a fazer parte de uma comunidade.

Entre as suas particularidades, podemos afirmar que o escritório compartilhado conta com uma estrutura completa. Ela inclui escritórios privativos, salas de reunião, cabines para vídeo-conferências, cozinhas compartilhadas, espaços de descompressão e muito mais.

Abaixo, apontamos cada uma dessas vantagens.

Espaço compartilhado

O espaço compartilhado de um coworking é também a principal imagem que temos de um local como este. Nesse ambiente, profissionais autônomos e empresas de todos os tipos e área de atuação trabalham lado a lado. Todos eles estão focados em suas atividades, mas, ao mesmo tempo, antenados ao que acontece ao redor.

Não raro, pessoas com perfis profissionais completamente diferentes compartilham a mesma bancada e acabam começando uma conversa que pode gerar boas ideias, grandes parcerias e até mesmo novos negócios. É uma excelente forma de incrementar o networking e trazer mais benefícios para a carreira ou empresa.

Sala privativa

As salas privativas são espaços reservados dentro do escritório compartilhado para empresas que desejam ter um pouco mais de privacidade, sem perder todos os benefícios que esse tipo de local tem a oferecer. Elas podem ser tamanhos variados, conforme a necessidade do negócio e a disponibilidade do coworking. 

Nos escritórios privativos, a empresa pode adotar sua própria identidade visual na decoração interna para refletir seus valores e sua cultura. Ao mesmo tempo, ela tem acesso a todos os serviços básicos de um escritório compartilhado, tais como a cozinha compartilhada, a recepção e acesso às salas de reunião. 

Lions Coworking escritório compartilhado
Escritório privativo no Lions Coworking, em São Paulo

Sala de reunião

As salas de reunião dos escritórios compartilhados são um grande atrativo. Elas podem ter capacidades variadas, mas todas elas vêm com equipamentos modernos e completos para encontros bastante produtivos. Cada coworking oferece suas particularidades, mas, em geral, todas contam com TV, projetor e material de apoio, como quadro ou flip chart.

O controle de agendamento fica por conta da pessoa que administra o local. As salas podem ser locadas pontualmente, o que é ideal para quem utiliza pouco, ou estarem incluídas no pacote de utilização do coworking, de acordo com as necessidade de cada empresa ou profissional.  

Economia

A locação de um espaço em coworking fica muito mais barata do que a manutenção de um escritório tradicional. Basta lembrar que todos os custos fixos que uma empresa tem com uma locação própria são compartilhados com outras empresas e profissionais. Para ter uma noção melhor, veja uma lista de custos rateados em um escritório compartilhado:

  • aluguel do imóvel;
  • serviço de recepção / secretariado;
  • serviço de limpeza e manutenção predial;
  • materiais de limpeza;
  • produtos de copa e cozinha (tais como o cafezinho e lanches para reunião);
  • gastos com água, energia elétrica e condomínio;
  • telefonia fixa e internet;
  • mobiliário e equipamentos de uso comum.

Para você ter certeza de que o coworking é a melhor opção, confira as diferenças entre espaços compartilhados e escritórios convencionais

Recepção

No escritório compartilhado, não é preciso se preocupar com a contratação ou gestão de um pessoa para a recepção, pois esse serviços está incluído no pacote. São atendentes totalmente preparados para dar todo suporte às necessidades dos membros e dos visitantes eventuais.  

Esses profissionais lidam com a gestão da correspondência, recebem e orientam os visitantes, cuidam do abastecimento da cozinha, realizam os pedidos de compras de suprimentos necessários, entre outras atividades que podem ser combinadas no ato da contratação. Isso dá mais tranquilidade para os contratantes e permite que eles possam focar em suas atividades principais.

Cabine para videoconferências

As cabines reservadas também costumam ser muito comuns no escritório compartilhado. Por meio delas, você pode fazer uma ligação ou videoconferência com total privacidade. Com isolamento acústico, elas garantem que você fale de forma reservada e sem incomodar os colegas.

Além disso, por serem espaços menores e mais fáceis de serem distribuídos pelo ambiente, elas são de fácil acesso e não demandam reserva de sala de reunião. Isso é excelente para fazer aquela call de última hora com um cliente ou fornecedor para ajustar os detalhes de alguma demanda.

escritório compartilhado
No escritório compartilhado, não é preciso se preocupar com a contratação ou gestão de um pessoa para a recepção

Amenidades 

Um dos grandes diferenciais entre um escritório compartilhado e um tradicional são as amenidades oferecidas. No pacote básico de qualquer coworking, temos café, água e chás e, na maioria deles, há sempre algum lanchinho disponível para a pausa da tarde. Outros vão além e oferecem até mesmo chopp em alguns dias da semana, no final do expediente.

Esses pequenos agrados podem parecer nada demais, mas no cotidiano acabam fazendo uma grande diferença, principalmente na motivação e na produtividade. Sem falar que são essas amenidades que ajudam as pessoas a se encontrar na copa ou pelos corredores, aumentando as chances de fazer novos contatos.

Cozinha compartilhada

O escritório compartilhado também oferece as famosas cozinhas compartilhadas, que nada mais são do que cozinhas totalmente equipadas com pia, microondas, geladeira, armários e utensílios diversos para que todos os frequentadores possam utilizar ao longo do dia. As pessoas podem levar seu almoço de casa, comprar algo semi-pronto para aquecer, ou pedir por aplicativo para ser entregue no coworking, ou seja, o que for mais cômodo.

A cozinha é mais um dos ambientes que fomentam o contato entre os profissionais, que podem compartilhar uma mesa enquanto almoçam ou lancham e, com isso, começar uma conversa bastante produtiva.

Lanchonete

Além das cozinhas compartilhadas, muitos espaços também contam com lanchonetes próprias ou terceirizadas. Nelas, é possível comprar lanches, receber parceiros e clientes e estabelecer interações com os membros do espaço.

Na maioria dos casos, as lanchonetes são autônomas, ou seja, os próprios frequentadores podem pegar o que desejam consumir e realizar o pagamento sem a intervenção de um funcionário do local. Isso gera comodidade, liberdade e segurança para as pessoas, já que o coworking demonstra ter confiança na índole de seus residentes e visitantes.

Auditório

É comum que o escritório compartilhado ofereça auditório para a realização dos mais diversos tipos de eventos. São espaços preparados para palestras, curso e oficinas, com mobiliário e equipamentos completos para a realização de ótimas experiências aos participantes.

A sua empresa pode utilizar o auditório para dar um workshop ou mesmo para promover um encontro de profissionais que atraia parceiros e clientes. Muitas oportunidades de negócios são criadas nesses ambientes.

Eventos

Eventos e escritório compartilhado são duas coisas que andam muito próximos. Conforme destacamos no item acima, os espaços contam com auditórios e outros locais compartilhados. Assim, é possível que eventos de todo tipo aconteçam de forma consistente.

Os próprios coworkings têm o hábito de promover eventos periódicos e temáticos para engajar seus residentes e atrair novos visitantes. São palestras, rodas de conversas e meetups com bastante conteúdo relevante, que ajudam não apenas na construção de network, como também no enriquecimento do conhecimento para as carreiras dos profissionais.

Limpeza

Manter o espaço limpo e em ordem é essencial para que as pessoas possam desenvolver seus trabalhos da melhor forma possível. Nos escritórios tradicionais, essa preocupação recai sobre o dono da empresa, que precisa designar um responsável direto pela equipe de limpeza ou, em caso de negócios menores, contratar um profissional especificamente para essa função.

No escritório compartilhado, tudo isso já está incluído na prestação dos serviços contratados. Toda a gestão da limpeza, desde a definição de frequência até o abastecimento dos banheiros e copa ficam a cargo do coworking, proporcionando um ambiente mais limpo e agradável para os frequentadores.

Endereço fiscal

Um dos serviços mais buscados em coworkings é o endereço fiscal, que consiste no uso do endereço do escritório compartilhado para finalidades fiscais e logísticas. É a solução ideal para empresas que funcionam de forma remota e que nem sempre precisam alocar seus colaboradores no local, mas que precisam de um endereço para receber as correspondências e emitir notas fiscais.

Apesar de ser um serviço independente, tanto o endereço fiscal quanto o uso de mesas compartilhadas ou salas privativas podem ser contratados em conjunto, fechando pacotes que são mais vantajosos, principalmente do ponto de vista financeiro.

Internet de alta velocidade

Como não poderia deixar de ser, o escritório compartilhado oferece internet de alta velocidade para todos frequentadores do espaço. Isso, claro, é essencial para que os trabalhos sejam realizados de forma mais rápida, prática e eficiente. 

É bastante comum encontrar coworkings que contam com links dedicados e, dependendo do seu tamanho, até mesmo mais de uma fonte de fornecimento, para garantir que, caso aconteça um problema em uma, a prestação do serviço possa ser mantida e os negócios dos clientes não sejam interrompidos.

Armário locker

Assim como acontece nos escritórios tradicionais, é possível deixar seus pertences no local ao final do expediente para não ter que ficar deslocando com peso e equipamentos de alto valor, que chamem a atenção de bandidos. Nas salas privativas, basta mantê-las trancadas ao sair e está tudo certo.

Para quem utiliza as mesas compartilhadas, também existe a solução do armário locker, que nada mais é do que um escaninho com chave ou senha, onde seus objetos ficam seguros e protegidos durante a sua ausência.

Ambientes de convivência e descompressão

Foi-se o tempo em que os profissionais precisavam trabalhar 100% do tempo focados em seus computadores para se mostrarem produtivos. Hoje, sabemos que a produtividade é bastante estimulada nos momentos de pausa, quando damos um descanso para a mente e deixamos que ela se recupere de grandes períodos de esforço.

Nos escritórios compartilhados, os espaços de descompressão contam com elementos que ajudam a distrair da rotina estressante de trabalho e a despertar a criatividade. Cada local conta com elementos diferenciados, de acordo com sua proposta específica, mas alguns exemplos são facilmente encontrados, tais como videogame, piscina de bolinhas, varandas ao ar livre, mesa de sinuca e pufes.

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Rooftop no coworking 24p7 coNETworking, em Belo Horizonte

Espaços de nicho

Com o sucesso que os coworkings já estão fazendo ao redor do mundo, alguns segmentos mais nichados aproveitaram para trazer os benefícios desse formato para empresas e empresários de um mesmo setor de atuação. Com isso, existe um fortalecimento dos profissionais e das marcas, proporcionando mais especialização e networking.

Qualquer nicho pode aderir a essa tendência, e já é possível encontrar espaços assim para advogados, arquitetos, profissionais da moda e da saúde por exemplo.

Bem, depois de conhecer as vantagens de um escritório compartilhado, vamos entender como aproveitar esse espaço ao máximo. 

Como aproveitar um escritório compartilhado ao máximo?

Um escritório compartilhado conta com inúmeras possibilidades, mas elas nem sempre são aproveitadas da melhor forma possível. Logo abaixo, mostramos como você pode fazer isso em alguns passos simples e práticos. Confira!

Explore todas opções

A sua experiência dentro de um espaço de coworking vai depender, principalmente, daquele que escolher. Cada local oferece diferentes níveis de formalidade ou interação. Enquanto alguns são mais focados em algumas áreas, outros misturam gente dos mais diversos nichos. Por isso, experimente alguns espaços e veja aquele com o qual você e sua empresa tem mais sintonia ou afinidade. 

Se torne conhecido

Ainda que você não seja uma pessoa muito extrovertida, vale a pena fazer um esforço para conhecer algumas pessoas que estão trabalhando no escritório que escolheu para sua empresa ou negócio. Em muitas situações, a pessoa que está ao lado pode ter habilidades para executar um determinado serviço que você precisa. Dessa forma, você pode encontrar rapidamente parceiros, clientes, fornecedores e amigos. 

Colabore com as pessoas 

A colaboração é algo que faz parte da essência de um espaço compartilhado. Caso você seja um advogado, por exemplo, pode ajudar um colega a analisar um determinado contrato. Quando você age a favor do ambiente, é natural que as pessoas tenham o desejo de tê-lo por perto — seja para participar de um evento ou para a indicação de uma super oportunidade. 

Use fones de ouvido

É claro que os coworkings são espaços em que a interação é essencial. No entanto, há momentos em que você precisa estar totalmente concentrado. E nessas horas o fone de ouvido pode ser seu melhor amigo. Afinal de contas, naturalmente, em um escritório compartilhado existem várias distrações. Além de servir para mantê-lo concentrado, os fones de ouvido são uma espécie de sinal universal que indica que você não quer ser incomodado. 

Onde encontrar um bom escritório compartilhado?

Os escritórios compartilhados podem ser encontrados em todos os estados do país, e em vários países pelo mundo. Na rede BeerOrCoffee, por exemplo, são mais de 1.000 opções para você ter um dia de trabalho mais produtivo. Confira a seguir alguns exemplos de coworkings nas principais cidades do país. 

Escritórios compartilhados em São Paulo

São Paulo é uma cidade que respira negócios. Muitas das grandes empresas do Brasil possuem sede na capital paulista, o que atrai profissionais de todos os cantos. Se você mora na cidade ou vai passar por ela, pode aproveitar para conhecer alguns desses escritórios compartilhados:

Escritórios compartilhados em Belo Horizonte

A capital mineira tem se destacado no universo da tecnologia e abriga grandes nomes do mercado digital. A cidade conta com uma ótima infraestrutura para receber visitantes tanto para o lazer quanto para os negócios. Por isso, se você está em busca de um coworking em Belo Horizonte, dá uma conferida nessa lista:

Escritórios compartilhados em Curitiba

Curitiba é uma cidade muito bonita, com seu famoso Jardim Botânico, mas que vai muito além do turismo. Ela conta com bons atrativos empresariais por ser um local que está sempre inovando. Entre as principais opções de escritórios compartilhados, podemos destacar:

Escritórios compartilhados em Brasília

A capital federal é uma das cidades mais movimentadas do país. Além de toda a questão política, ela também oferece boas oportunidades de negócios tanto para profissionais autônomos, quanto para pequenas e médias empresas. Para passar um ótimo dia em Brasília, você pode visitar um dos seguintes espaços:

Conclusão

Como você pôde conferir ao longo do texto, um escritório compartilhado pode ser exatamente aquilo que faltava para sua empresa ou negócio avançar para o próximo nível. Após viver a praticidade, a economia e a flexibilidade proporcionadas por esse ambiente, sua equipe se tornará muito mais produtiva e comprometida com os resultados da organização. 

Por meio do BeerOrCoffee, você tem a opção de escolher entre +1.000 escritórios compartilhados em todo Brasil. Um deles — ou vários — com certeza é perfeito para a sua necessidade ou demanda. Aproveite a oportunidade de experimentar um coworking com o seu time gratuitamente e comece a viver uma nova forma de trabalho. Clique aqui e reserve um espaço agora mesmo


Renato Ribeiro é Head de Marketing de Conteúdo no BeerOrCoffee.