Como preparar sua empresa para ter funcionários remotos

Os avanços tecnológicos e a chegada dos millennials ao mercado de trabalho estão trazendo uma série de mudanças. O bom exemplo disso é que a cultura de consumo que vem, aos poucos, sendo substituída pela economia compartilhada. Além disso, as relações trabalhistas também estão evoluindo, fazendo com que as empresas tenham cada vez mais funcionários remotos em seu quadro.

O grande desafio desse novo cenário é transformar essas organizações nas mais desejadas pelos melhores talentos do mercado. É preciso atender às principais demandas dessa geração, sem deixar os demais colaboradores desamparados. Mas, afinal, como conseguir isso?

É isso o que você aprenderá neste artigo. Vamos falar sobre as principais providências que você precisa tomar para que a sua empresa esteja pronta para acolher essa nova geração e seguir competitiva no mercado. Confira!

Faça uma adequação nas políticas internas

Para começar, é importante colocar “ordem na casa”. As políticas internas são o principal instrumento de orientação para gestores e funcionários. Elas representam a lei a ser seguida por todos. Por isso, precisam estar adequadas ao cenário vivido pela empresa.

Em conjunto com o Recursos Humanos e as principais lideranças, faça um levantamento de todas políticas da empresa. Analise cada uma delas em busca de pontos que podem contrariar as novas diretrizes e implemente as alterações necessárias.

É fundamental envolver os times nesse processo para aumentar a sensação de pertencimento e para garantir que todas demandas foram devidamente consideradas.

Prepare os líderes para lidar com novos desafios

Os funcionários remotos serão liderados por pessoas que, muitas vezes, nunca tiveram que lidar com esse tipo de situação. Pode parecer uma questão pequena, mas não é. Existem diversas mudanças no dia a dia que demandam novas habilidades e conhecimentos de ambas as partes.

Essa preparação deve ser feita de uma forma ampla, envolvendo todos aspectos do futuro do trabalho. Além da gestão de equipes à distância, os gestores precisam se habituar com diferenças como:

• Medição por entregas em lugar de cumprimento de jornada;
• Flexibilidade de horários;
• Reuniões via conferência com a equipe;
• Redução no contato pessoal com seus liderados;
• Uso de ferramentas online para o acompanhamento das tarefas.

Utilize a tecnologia a favor da gestão remota

As ferramentas destacadas no tópico anterior são fundamentais para garantir a fluidez dos processos. A computação em nuvem, por exemplo, facilita isso, pois ela permite que as informações da empresa sejam acessadas de qualquer lugar com acesso à internet de forma segura.

O mercado já oferece diversos aplicativos que ajudam a gerenciar pessoas, atividades, projetos, entre outras coisas. Você encontra um artigo completo sobre essas ferramentas em nosso blog, neste outro artigo.

O ponto é que os gestores e funcionários remotos devem ter acesso a elas para que a rotina seja mais fácil e organizada. É a melhor forma de reduzir os impactos da distância e proporcionar melhorias nos resultados entregues pelos times.

Mantenha os funcionários remotos integrados e engajados

O engajamento é um desafio para gestores e RH mesmo em empresas que não adotam o trabalho remoto. Por um lado, a flexibilização da jornada ajuda a trazer mais qualidade de vida para os profissionais, gerando satisfação. Por outro, eles permanecem mais tempo afastados do ambiente interno da empresa.

Por isso, é importante manter essas pessoas engajadas de formas diferentes. Dentro da empresa, a hora do café costuma ser um momento de descontração e integração. Para equipes alocadas em coworkings, as cozinhas compartilhadas cumprem muito bem esse papel. Já para aqueles que fazem home office, o ideal é ter encontros periódicos, além de oferecer um bom pacote de benefícios.

Cuide para que a jornada não seja estendida

Outra preocupação que deve ser trabalhada junto aos gestores é sobre o cumprimento da jornada diária. Flexibilidade não é o mesmo que disponibilidade em tempo integral. A confusão entre esses dois termos, inclusive, pode acumular um passivo trabalhista e colocar a empresa em risco de ser acionada judicialmente.

Oriente os líderes sobre os limites de cobranças e sobre o acompanhamento da jornada de cada integrante da equipe remota. Ressalte questões como horas extras e adicional noturno e deixe todas orientações bem claras nas políticas internas.

Contrate profissionais com o perfil correto

Nem todo tipo de pessoa ou de cargo está apto ao trabalho remoto. Atividades que envolvam uma linha de produção, por exemplo, precisam da presença do operador para comandar as máquinas e interligar as etapas do processo. Contudo, em setores administrativos e outros tipos de cargos, o empecilho pode estar no perfil da pessoa.

Nem todo profissional está habituado a realizar suas tarefas sem a supervisão direta de alguém. O que não é uma característica ruim, só não está de acordo com o que é preciso para ser um funcionário remoto. Ele pode até integrar um time que atue em um coworking, fora da empresa, mas sempre sob a gerência de um superior.

Algumas das características essenciais a serem buscadas são:

• Autogestão;
• Pontualidade na entrega das tarefas;
• Responsabilidade;
• Disciplina;
• Dinamismo.

Ofereça infraestrutura necessária para a entrega das tarefas

Além dos profissionais que trabalham casualmente à distância, sua empresa também pode ter equipes inteiras alocadas em escritórios compartilhados. É uma das principais tendências das startups no Brasil e já tem conquistado algumas empresas maiores e mais tradicionais.

O uso desses espaços ajuda a organização em diferentes situações, tais como:

• Instalar uma nova filial em uma cidade distante da sede;
• Contratar um profissional específico sem ter que deslocá-lo de sua residência atual;
• Proporcionar toda a infraestrutura necessária para a rotina de trabalho sem gastar tanto;
• Manter um contato mais próximo com outras empresas para trocar ideias e experiências e formar parcerias de negócio.

Conclusão

Ter funcionários remotos está deixando de ser um diferencial para se tornar a nova realidade das empresas. Os profissionais mais talentosos já perceberam isso e estão em busca desses locais para fortalecer suas carreiras. Seja um deles, siga as dicas que demos neste post e leve seu negócio para uma nova era de crescimento e resultados.

Se você gostou do conteúdo, temos uma nova indicação que também vai gostar. Veja como os profissionais estão se preparando para ter sucesso na carreira trabalhando de forma remota.

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Natália Fernandes é analista de conteúdo e co-fundadora da Começando na Web.