10 dicas para melhorar a comunicação de uma equipe remota

Os modelos de trabalho estão em constante transformação. Embora o formato clássico de escritório ainda seja majoritariamente adotado pelas empresas, o trabalho remoto — seja em casa, em um café ou no coworking — já é uma realidade para grande parte dos brasileiros.

Como aponta a Pesquisa dos Profissionais Brasileiros da Catho, 37,2% dos trabalhadores do país já fizeram home office em algum momento.

No entanto, esse novo modelo gera alguns desafios e dúvidas. A principal delas é a dificuldade de manter uma equipe bem alinhada à distância.

Dentro desse contexto, reunimos algumas dicas para melhorar a comunicação de uma equipe remota e aderir a essa forma de trabalho sem ter prejuízos nos processos. Vamos lá?

1. Defina bem os papéis de cada colaborador

trabalho remoto

Para que tudo funcione bem, é essencial que cada um entenda qual o seu papel dentro do negócio. A pessoa responsável pela gestão da equipe deve alinhar expectativas para que todos saibam o que é esperado.

Então, defina responsáveis por cada ação ou projeto, mesmo que sejam pequenos. Assim, caso algo atrase ou não seja feito, você e todo o restante do time sabem exatamente quem procurar.

Dessa forma, não há retrabalho e todas as tarefas são realizadas de forma organizada – características fundamentais para trabalhos em equipe.

2. Utilize programas que organizam os fluxos de trabalho

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Ferramentas e softwares de gestão online são fundamentais para manter o alinhamento das ações e a boa comunicação entre a equipe.

Além dos canais de comunicação já bastante conhecidos, como e-mail e WhatsApp é importante usar plataformas de organização como Trello ou Asana

Eles funcionam por meio de quadros com descrição da tarefa, prazo e colaborador responsável por cada etapa. Por isso, são ideais para o acompanhamento de projetos e também para delegar responsáveis, como na primeira dica.

Além disso, é importante investir em uma comunicação rosto a rosto, mesmo que online. O Skype e o Hangout, por exemplo, são plataformas que possibilitam chamadas de vídeo com boa resolução de imagem e qualidade de som.

Ainda há a possibilidade de trabalhar com documentos em nuvem, salvando todos os arquivos em um mesmo lugar. Além disso, mais de uma pessoa pode trabalhar no mesmo arquivo, desde um simples texto até complicadas planilhas.

Confira 5 dicas para organizar sua viagem a trabalho.

3. Defina metas

Ter metas é importante em qualquer trabalho, mas quando falamos em equipes remotas, elas devem ser ainda mais claras e concisas.

Estruturar objetivos com prazos, definição de etapas e papéis ajuda a orientar as atividades diárias.

Você pode usar as reuniões para organizar essas metas e as plataformas de gestão para acompanhar o andamento delas.

O colaborador vai saber exatamente onde está, onde precisa chegar,  quando e quais devem ser as atividades diárias para alcançar esses resultados.

De tempos em tempos será necessário realizar avaliações de desempenho e verificar se está na hora de mudar algum processo ou se tudo está ocorrendo dentro do esperado.

4. Mantenha toda a equipe alinhada

A equipe que trabalha em home office, mesmo que apenas alguns dias da semana deve ter clareza total sobre suas tarefas.

Desenvolva um guia de conduta com horários, possibilidade ou não de flexibilização, como deve ser o horário de almoço, prazos para marcar reuniões e outras regras que considere necessárias para seu negócio.

Lembre-se de estar atento aos canais de comunicação. Dúvidas pontuais podem ser tiradas por mensagem, mas a melhor maneira de formalizar acordos e estratégias ainda é por e-mail ou ferramentas de gestão.

Quando for importante, realize ligações, mas organize bem seu tempo. Caso contrário, você vai passar mais horas se comunicando com as pessoas do que efetivamente trabalhando de forma estratégica.

Uma boa dica é compartilhar o calendário das suas atividades com a equipe para saber quais horários cada um está disponível.

5. Tenha uma boa conexão de internet

Para que as dicas acima sejam bem executadas, é fundamental que toda a equipe tenha uma boa conexão de internet. A falta de conexão pode dificultar muito a comunicação entre as equipes remotas e até mesmo para a execução do trabalho.

A banda larga onde quer que o colaborador esteja deve ter boa velocidade e estabilidade. Lembre de comunicar a importância disso para que a equipe garanta uma boa conexão.

Por isso, se a conexão não está boa, vale a pena pesquisar e comparar os planos de internet banda larga na sua região e trocar de pacote.

Também vale a pena garantir uma boa comunicação pelo celular. Se o colaborador estiver sem sinal em boa parte do tempo, também terá sua comunicação com a equipe prejudicada. Por isso, o plano de celular também deve ser de qualidade.

Não se esqueça de definir quem vai cobrir esses custos. A empresa? O funcionário recebe uma ajuda de custo? Além de interferir nas planilhas de contabilidade, isso evita processos jurídicos e garante que seu negócio esteja totalmente alinhado à lei trabalhista do país.

Algumas operadoras oferecem planos empresariais com diferentes recursos. A Nextel Empresas, por exemplo, oferece planos mais baratos para equipes em São Paulo e Rio de Janeiro.

6.  Tenha um plano de trabalho documentado

Todas as metas, passos de trabalho, processos e responsabilidades de cada gestor e colaborador devem ser devidamente documentados.

Muitas empresas erram ao deixar tudo isso “salvo” apenas na mente das pessoas. Então, se um colaborador sair, fica uma correria para lembrar papéis, senhas, tarefas e outras questões do dia a dia.

A empresa deve continuar funcionando independentemente de quem está ou não na equipe. Assim, formalize processos e nunca deixe nada solto.

Saiba como aumentar os negócios da sua empresa.

7.  Faça um bom gerenciamento de agendas

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Um dos principais benefícios de quem trabalha em casa é possibilidade de flexibilizar horários. Mas é bom ter cuidado com isso para evitar problemas.

A flexibilidade deve estar alinhada às necessidades do negócio, às agendas dos colaboradores e aos prazos já estabelecidos.

Outro ponto que deve ser avaliado, é a localização geográfica das pessoas. Em várias empresas, os colaboradores estão em estados e até países diferentes, então alinhe os horários de trabalho de membros de uma mesma equipe para que eles coincidam em, pelo menos, boa parte do tempo. 

Uma dica é usar a extensão Clockwise que se integra ao Google Calendar e indica se os colaboradores estão em uma reunião, se estão fora do horário de trabalho e outras informações quando integrados ao aplicativo de mensagens, Slack.

8. Aproveite espaços de coworking em momentos estratégicos

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Home office nem sempre significa trabalhar apenas em casa. Os coworkings – espaços compartilhados de trabalho – vieram para ficar.

Nesses locais, você tem acesso a uma estrutura completa com internet, telefone, armários, recepção, escritórios, estações de trabalho e até salas de reuniões para fazer seu negócio crescer.

Para quem não tem uma sede, essa é a oportunidade perfeita de fazer reuniões, treinamentos e encontros estratégicos com a equipe.

O ambiente estimula a inovação e criatividade, proporciona o contato com novos clientes e parceiros, aumentando a rede de networking, e facilita a busca por profissionais.

No BeerorCoffee, por exemplo, empresas e colaboradores podem contar com mais de 800 escritórios espalhados pelo país, com opções se espaços compartilhados e espaços privativos, para você gerenciar sua equipe como achar melhor.

9. Ouça o que o colaborador tem a dizer

Uma das maneiras mais simples de melhorar a comunicação da equipe remota é simplesmente ouvir as pessoas. É comum que gestores definam as regras e nunca enxerguem as coisas pela ótica dos colaboradores, o que é um grande erro.

Estimule as pessoas a falarem, a apontarem problemas, ruídos e possibilidades de melhoria. Dessa forma, você cria um ambiente agradável (mesmo que as pessoas não estejam no mesmo lugar) e evolui conforme as necessidades de quem está colocando a mão na massa.

10. Não tenha medo de mudar

Por último, e não menos importante, esteja sempre aberto a mudanças. Um negócio está em constante processo de evolução e deve se adaptar a novas ferramentas, modelos de gestão e tendências de mercado.

Converse com outras empresas que estejam adotando o modelo de trabalho remoto e busque referências de melhorias no formato de comunicação.

E o que você faz no dia a dia da sua empresa quando o assunto é comunicação remota? Se você acha que faltou alguma dica, dê sua sugestão ou conte sua dúvida nos comentários.


Esse guest post foi produzido pela equipe do Melhor Plano: www.melhorplano.net

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