Gestão de Facilities: o Guia Completo sobre a Profissão do Futuro

Muito se fala sobre o futuro do trabalho e as profissões que estão surgindo nesse cenário de grandes mudanças e transformações. Muito mais do que títulos, o futuro é principalmente sobre novas competências e habilidades. E a Gestão de Facilities é uma dessas áreas.

As demandas por modelos mais flexíveis de trabalho aumentam de forma exponencial. Ao mesmo tempo, a influência dos dados na tomada de decisões e a transformação digital nas empresas são realidades concretas. E, diga-se de passagem, uma questão de sobrevivência para as organizações.

Em meio a tantas possibilidades, sabe-se que novas carreiras surgirão a partir da mistura das mais diversas áreas do conhecimento. Essa realidade já pode ser observada, por exemplo, no Gestor de Facilities. Ele é um profissional cada vez mais importante para as empresas que buscam se manter competitivas no mercado. Conheça, agora, essa que é a profissão do futuro!g

Quem é o profissional de Gestão de Facilities

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Muito mais do que um administrador, ele é responsável por pensar em um cenário mais macro, sempre à frente do aqui e do agora. A Gestão de Facilities envolve várias disciplinas e áreas de atuação. A fim de garantir conforto, segurança, funcionalidade e eficiência do ambiente, integrando espaço físico, pessoas, processos e tecnologia.

De acordo com a International Organization for Standardization, a Gestão de Facilities é uma “função organizacional que integra pessoas, ambientes e processos, dentro de um local construído com o objetivo de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do core business.” 

Os profissionais da área podem ter muitos títulos diferentes e chegar à profissão por meio de uma grande diversidade de planos de carreira. Essencialmente, eles são responsáveis por garantir que os sistemas de um determinado ambiente — geralmente uma grande empresa — funcionem harmoniosamente.

O que faz um Gestor de Facilities

Os Facilities contribuem para o resultado final da organização, por meio de diversas atribuições. Tais como manter em ordem e em funcionamento suas diversas particularidades, como os equipamentos. Além de cuidar das estruturas que fazem parte das operações da empresa no dia a dia.

Entre esses deveres, um gestor desse universo é responsável por várias questões. Algumas delas são: segurança, infraestrutura, limpeza, tecnologias em telecomunicações, dados, imagem e voz. O profissional atua para que tudo dentro da organização aconteça de maneira fluida. Assim, possibilitam que os resultados esperados sejam alcançados.

As empresas que não contam com um Gestor de Facilities, por outro lado, adotam um gerenciamento pulverizado dos serviços. Isso pode gerar muitas divergências e desentendimentos nas mais diversas linhas de atuação. No caso de organizações com mais unidades ou corporações com diversas empresas, por exemplo, isso pode ser ainda mais prejudicial.

Todos esses fatores nos levam a concluir que ter um profissional capacitado para unificar a gestão de todas áreas otimiza as atividades da organização como um todo.

Competências do profissional de Gestão de Facilities

Embora os Gestores de Facilities não necessariamente possuam títulos parecidos, eles compartilham atribuições em comum nas empresas em que atuam. As principais competências desses profissionais são apontadas e detalhadas a seguir. Acompanhe!

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Comunicação

É essencial que o Gestor de Facilities se comunique de maneira clara e eficiente com seus stakeholders. Dessa forma é possível que todos envolvidos estejam devidamente informados sobre as mais diversas questões da empresa.

Os processos da área incluem atividades como a coleta de feedback das partes interessadas. Além da identificação do público da organização, o planejamento de uma comunicação apropriada, a seleção das ações e a mensuração dos resultados.

Administração da informação e da tecnologia

Como o Facilities é responsável pela estrutura da empresa e pelo funcionamento da operação, ele precisa ter atenção a diversos pontos, como os seguintes:

  • O gerenciamento das instalações como um todo; 
  • As informações sobre as instalações;
  • O planejamento, a implementação e a utilização de tecnologias que otimizam as operações do negócio;
  • A automação de sistemas inteligentes que ajudam no processo organizacional;
  • A coleta de dados e informações;
  • A verificação e a mensuração de dados;
  • A transformação dos dados em estratégias de negócios.

Liderança e estratégia

Os Gestores de Facilities devem ter as habilidades de alinhar o portfólio de instalações da empresa, com os valores e a missão da companhia, os recursos disponíveis, entre outras particularidades, a fim de que os colaboradores possam avançar em suas atividades e fazer entregas cada vez melhores.

Além disso, os profissionais da área também devem fornecer as devidas orientações aos funcionários. Assim acabam influenciando nas decisões, para que os resultados esperados sejam alcançados mais rapidamente.

Desempenho e qualidade

Os Gestores de Facilities devem compreender e documentar todas as demandas e necessidades da empresa. Eles devem ter a capacidade de medir o desempenho da empresa, propondo melhorias contínuas em todos processos.

 Ocupação e Fatores Humanos

Espera-se que o profissional da área tome as medidas necessárias para preservar o espaço e os profissionais, minimizando os possíveis riscos. Para tanto, os Facilities deverão ter total atenção a todas operações da organização, criando um impacto positivo entre os stakeholders.

Gerenciamento de riscos

O Gestor de Facilities deve estar devidamente preparado para emergências. Dessa forma é possível preservar o espaço e garantir a continuidade do negócio. O papel desse profissional também está totalmente ligado à saúde e à segurança de todos profissionais que fazem parte da empresa.

Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos é uma habilidade essencial para o Facilities e é importante, principalmente, por conta da diversa gama de projetos atribuídos às empresas. Como os projetos podem variar em relação a questões como complexidade, escopo, risco financeiro e duração, o Facilities precisa estar muito bem preparado. 

Gestão imobiliária

Espera-se que o Gestor de Facilities supervisione os imóveis, a fim de que seja garantido que eles estejam totalmente seguros para os funcionários. Além disso, o profissional da área também precisa entender sobre práticas e princípios imobiliários, para que possa tomar decisões estratégicas a favor da empresa.

Sustentabilidade

As instalações de uma organização são parte integrante dos esforços de toda empresa para atender às suas responsabilidades sociais. E também para que ela esteja de acordo com as leis. O cumprimento dos regulamentos, mais do que uma obrigação, é uma necessidade para a viabilidade do negócio.

Otimização da rotina do Gestor de Facilities

Mesmo que o Facilities seja um excelente profissional, que cumpra todas exigências demandadas, é possível focar em questões que otimizem sua atuação ainda mais. Listamos a seguir quatro pontos principais de atenção:

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1. Infraestrutura

A infraestrutura é a base de um bom trabalho. O Gestor de Facilities deve ter acesso a ferramentas, ambiente e tudo o que for necessário para tornar sua rotina mais fácil. Essa questão vai além de um bom computador, mesa e cadeiras confortáveis e uma internet de qualidade. 

Ele vai precisar de softwares específicos, por exemplo. Além de participar de eventos do setor de atuação da empresa, e uma infinidade de outras coisas. O Facilities deve ter um ponto de apoio na diretoria da organização, pois o profissional é fundamental para o sucesso do negócio.

2. Busca pelo novo

O Gestor de Facilities precisa estar atento aos profissionais da empresa, mas também deve se manter atento ao mercado. O papel da empresa é estimular essa busca pelo novo. Então, esse profissional deve estar sempre antenado, indo a feiras, cursos e eventos. 

Afinal de contas, o mundo sempre mudou, mas nunca mudou tão rápido. Por conta disso, o profissional de Facilities tem o desafio de propor e entregar à empresa da qual faz parte as principais e melhores inovações do mercado. Dessa forma a organização se mantém competitiva.

3. Mobilidade 

A mobilidade é uma questão que afeta os cidadãos de uma forma generalizada e tem um impacto importante no trabalho. Um Gestor de Facilities está à frente de muitas equipes, que não necessariamente atuam no mesmo local. Isso pode acontecer com prédios, cidades, estados e até países distintos. Ou seja, não dá para limitar esse profissional a uma sala dentro da empresa.

4. Parcerias estratégicas 

As parcerias estratégicas são essenciais no dia a dia do Facilities. Elas podem ter diversos formatos e ser feitas com diversos stakeholders. Afinal, esse profissional precisa possibilitar vantagens como flexibilidade, eficiência operacional e economia de recursos. O que otimiza a operação da organização.

Com o BeerOrCoffee, por exemplo, o Facilities pode possibilitar que a empresa e seus profissionais tenham acesso a mais de 800 espaços de coworking, em cerca de 150 cidades brasileiras — além de Lisboa, em Portugal. Entre as opções, é possível escolher entre salas privativas e escritórios compartilhados.

Para Pedro Quadros, Engenheiro de Facilities do Banco Inter, a parceria com o BeerOrCoffee foi muito positiva para a sua empresa. “O BeerOrCoffee é essencial para os nossos serviços de mobilização e desmobilização de equipes em dezenas de cidades no país”, disse. 

“Como temos centenas de colaboradores que precisam de mobilidade, a escolha pelos coworkings otimizou os processos. Também ganhamos agilidade em diversas burocracias. Além disso, tivemos uma grande economia de recursos, que ultrapassa o valor de R$ 1 milhão ao ano”, completou o executivo.

Espaço de coworking BHZ, em Belo Horizonte/MG.

Futuro da Gestão de Facilities

As constantes mudanças dos mercados, incluindo a Gestão de Facilities, fazem com que haja uma forte tendência em relação à flexibilidade, principalmente por conta de trabalhos baseados em serviços. 

Novas formas de trabalho ganham uma nova atenção no mercado. Assim, haverá cada vez mais demandas para assuntos como a gestão de prédios inteligentes. Além da gestão de mudanças no local de trabalho, a sustentabilidade e as construções socioambientalmente responsáveis.

Dessa forma, os Gestores de Facilities serão cada vez mais protagonistas para orquestrar novos resultados. Mas que tipo de habilidades os gerentes de facilities devem ter? Logo abaixo separamos 3 principais características que descrevem as necessidades para essa área em constante mudança. 

1. Designer

Quando o mercado de Gestão de Facilities flui para setores com foco em serviços, os profissionais da área cumprem um papel essencial para criar particularidades que envolvem três questões: heterogeneidade dos serviços, intangibilidade e integração do cliente. 

Ter que integrar a relevância da organização com o design da força de trabalho quer dizer que os profissionais de Facilities estão totalmente conscientes de que a gestão de experiência e dos ambientes impulsionam as mudanças, ao mesmo tempo que apoia os desafios estratégicos das empresas. 

2. Consultor

O papel do Facilities do futuro passa por questões como pesquisar os objetivos da organização. Isso para ter foco em descobrir e definir o que é relevante e gera valor para a companhia. Os profissionais da área irão, cada vez mais, se posicionar como consultores, parceiros estratégicos e investidores. Isso porque as demandas das organizações serão cada vez maiores e, assim, elas terão que contratar externamente.

Envolver responsáveis pela Gestão de Facilities e outros profissionais contribuirá para impulsionar competências como a criatividade e a inovação e, dessa forma, ajudar a moldar o futuro do trabalho. O desafio será alinhar os interesses estratégicos e financeiros de todas partes interessadas.

3. Gerente de serviços

Após descobrir os desafios corporativos das empresas, o que ajuda a manter os usuários engajados, a função do Facilities do futuro é a de se tornar um gerente de serviços. Essa área deve ser vista como uma questão essencial para o Facilities de sucesso do futuro. 

Nesse contexto, o profissional deverá desenvolver habilidades de liderança, a fim de criar engajamento, motivação, respeito e desenvolvimento dos colaboradores, o que será crucial em qualquer modelo de serviço de sucesso. Além disso, destacam-se outras competências, incluindo os planos personalizados, a rotação de tarefas e a multidisciplinaridade, ou seja, atribuições do Facilities do futuro.

Conclusão

A Gestão de Facilities é um dos cargos mais importantes do futuro — e do presente. A área aumenta o potencial de gestão da empresa e permite que os demais gestores foquem na core business do negócio. Isso significa que o Gestor de Facilities é um profissional totalmente alinhado com o futuro do trabalho e com as mudanças que estão acontecendo no mercado. 

Hoje, além das grandes empresas, médias e até pequenas organizações também precisam avaliar a possibilidade de contar com um profissional de Gestão de Facilities dentro do seu quadro de funcionários. Afinal de contas, trata-se de um profissional totalmente estratégico para os desafios da organização, que incluem conquistar mais faturamento e competitividade no mercado. 

Esperamos que este material tenha servido de inspiração para que você conquiste seus objetivos e avance para o próximo nível em sua carreira e nos seus negócios. Sempre que precisar de alguma informação ou até mesmo de uma inspiração, lembre-se de consultar esse guia e compartilhá-lo com todo o time da empresa.

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Renato Ribeiro é Content Owner no BeerOrCoffee e entusiasta do futuro do trabalho.

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